Cómo vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en una presentación de PowerPoint

A veces, desea incluir los datos en una hoja de cálculo de Excel en una presentación de Microsoft PowerPoint. Hay varias formas de hacerlo, dependiendo de si desea o no mantener una conexión con la hoja de Excel de origen. Vamos a ver.

¿Cuál es la diferencia entre vincular e incrustar??

En realidad, tiene tres opciones para incluir una hoja de cálculo en una presentación de PowerPoint. La primera es simplemente copiando los datos de la hoja de cálculo y luego pegándolos en el documento de destino. Esto funciona bien, pero todo lo que realmente hace es convertir los datos a una tabla simple en PowerPoint. Puede usar las herramientas básicas de formato de tabla de PowerPoint en él, pero no puede usar ninguna de las funciones de Excel después de la conversión..

Si bien eso puede ser útil a veces, sus otras dos opciones, vincular e incrustar, son mucho más poderosas y son lo que vamos a mostrarle cómo hacerlo en este artículo. Ambos son bastante similares, ya que terminas insertando una hoja de cálculo de Excel real en tu presentación objetivo. Se verá como una hoja de Excel, y puede usar las herramientas de Excel para manipularla. La diferencia está en cómo estas dos opciones tratan su conexión a esa hoja de cálculo de Excel original:

• Si tu enlazar una hoja de cálculo de Excel en una presentación, la presentación de destino y la hoja de Excel original mantienen una conexión. Si actualiza el archivo de Excel, esas actualizaciones se reflejarán automáticamente en la presentación de destino..
• Si tu empotrar una hoja de cálculo de Excel en una presentación, esa conexión está rota. La actualización de la hoja original de Excel no actualiza automáticamente los datos en la presentación de destino.

Hay ventajas para ambos métodos, por supuesto. Una de las ventajas de vincular un documento (además de mantener la conexión) es que mantiene bajo el tamaño del archivo de su presentación de PowerPoint, ya que la mayoría de los datos todavía se almacenan en la hoja de Excel y solo se muestran en PowerPoint. Una desventaja es que el archivo original de la hoja de cálculo debe permanecer en la misma ubicación. Si no es así, tendrás que vincularlo de nuevo. Y como se basa en el enlace a la hoja de cálculo original, no es tan útil si necesita distribuir la presentación a las personas que no tienen acceso a esa ubicación..

La incrustación de esos datos, por otro lado, aumenta el tamaño de la presentación, porque todos esos datos de Excel están realmente incrustados en el archivo de PowerPoint. Sin embargo, hay algunas ventajas distintas para incrustar. Por ejemplo, si está distribuyendo esa presentación a personas que podrían no tener acceso a la hoja de Excel original, o si la presentación necesita mostrar esa hoja de Excel en un punto específico en el tiempo (en lugar de actualizarse), incrustar (y romper) la conexión a la hoja original) tiene más sentido.

Entonces, con todo esto en mente, veamos cómo vincular e incrustar una hoja de Excel en Microsoft PowerPoint..

Cómo vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en Microsoft PowerPoint

En realidad, vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en una presentación de PowerPoint es bastante sencillo, y el proceso para hacerlo es casi idéntico. Comience abriendo la hoja de cálculo de Excel y la presentación de PowerPoint que desea editar al mismo tiempo.

En Excel, seleccione las celdas que desea vincular o incrustar. Si desea vincular o incrustar la hoja de trabajo completa, haga clic en el cuadro en la coyuntura de las filas y columnas en la esquina superior izquierda para seleccionar la hoja completa.

Copie esas celdas presionando CTRL + C en Windows o Comando + C en macOS. También puede hacer clic con el botón derecho en cualquier celda seleccionada y luego elegir la opción "Copiar" en el menú contextual.

Ahora, cambie a su presentación de PowerPoint y haga clic para colocar el punto de inserción donde desea que vaya el material vinculado o incrustado. En la pestaña Inicio de la cinta, haga clic en la flecha hacia abajo debajo del botón "Pegar" y luego elija el comando "Pegado especial" en el menú desplegable.

Esto abre la ventana de Pegado Especial. Y es aquí donde encontrará las únicas funciones diferentes en los procesos de vinculación o incrustación de un archivo..

Si quieres empotrar su hoja de cálculo, elija la opción "Pegar" a la izquierda. Si quieres enlazar En su hoja de cálculo, elija la opción "Pegar enlace" en su lugar. En serio, eso es todo. Este proceso es idéntico..

Cualquiera que sea la opción que elija, a continuación, seleccionará el "Objeto de la hoja de cálculo de Microsoft Excel" en el cuadro a la derecha y luego haga clic en el botón "Aceptar".

Y verá su hoja de Excel (o las celdas que seleccionó) en su presentación de PowerPoint.

Si tu vinculado Los datos de Excel no se pueden editar directamente en PowerPoint, pero se puede hacer doble clic en cualquier parte para abrir el archivo de hoja de cálculo original. Y cualquier actualización que realice en esa hoja de cálculo original se reflejará en su presentación de PowerPoint..

Si tu incrustado Los datos de Excel, puede editarlos directamente en PowerPoint. Haga doble clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo y permanecerá en la misma ventana de PowerPoint, pero la Cinta de PowerPoint se reemplazará por la Cinta de Excel y podrá acceder a todas las funciones de Excel. Es genial.

Y cuando desee dejar de editar la hoja de cálculo y volver a los controles de PowerPoint, simplemente haga clic en cualquier lugar fuera de la hoja de cálculo..