Cómo vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en un documento de Word

A veces, desea incluir los datos en una hoja de cálculo de Excel en su documento de Microsoft Word. Hay varias formas de hacerlo, dependiendo de si desea o no mantener una conexión con la hoja de Excel de origen. Vamos a ver.

¿Cuál es la diferencia entre vincular e incrustar??

En realidad, tiene tres opciones para incluir una hoja de cálculo en un documento de Word. La primera es simplemente copiando los datos de la hoja de cálculo y luego pegándolos en el documento de destino. En su mayor parte, esto solo funciona con datos realmente simples porque esos datos solo se convierten en una tabla básica o un conjunto de columnas en Word (dependiendo de la opción de pegado que elija).

Si bien eso puede ser útil a veces, sus otras dos opciones, vincular e incrustar, son mucho más poderosas y son lo que vamos a mostrarle cómo hacerlo en este artículo. Ambos son bastante similares, ya que terminas insertando una hoja de cálculo de Excel real en el documento de destino. Se verá como una hoja de Excel, y puede usar las herramientas de Excel para manipularla. La diferencia está en cómo estas dos opciones tratan su conexión a esa hoja de cálculo de Excel original:

• Si tu enlazar una hoja de cálculo de Excel en un documento, el documento de destino y la hoja original de Excel mantienen una conexión. Si actualiza el archivo de Excel, esas actualizaciones se reflejarán automáticamente en el documento de destino..
• Si tu empotrar una hoja de cálculo de Excel en un documento, esa conexión está rota. La actualización de la hoja original de Excel no actualiza automáticamente los datos en el documento de destino.

Hay ventajas para ambos métodos, por supuesto. Una de las ventajas de vincular un documento (aparte de mantener la conexión) es que mantiene bajo el tamaño del archivo de su documento de Word, porque la mayoría de los datos todavía se almacenan en la hoja de Excel y solo se muestran en Word. Una desventaja es que el archivo original de la hoja de cálculo debe permanecer en la misma ubicación. Si no es así, tendrás que vincularlo de nuevo. Y como se basa en el enlace a la hoja de cálculo original, no es tan útil si necesita distribuir el documento a las personas que no tienen acceso a esa ubicación..

La incrustación de un documento, por otro lado, aumenta el tamaño de su documento de Word, porque todos los datos de Excel están realmente incrustados en el archivo de Word. Sin embargo, hay algunas ventajas distintas para incrustar. Por ejemplo, si está distribuyendo ese documento a personas que podrían no tener acceso a la hoja de Excel original, o si el documento necesita mostrar esa hoja de Excel en un punto específico en el tiempo (en lugar de actualizarse), incrustar (y romper) la conexión a la hoja original) tiene más sentido.

Entonces, con todo esto en mente, veamos cómo vincular e incrustar una hoja de Excel en Microsoft Word..

Cómo vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en Microsoft Word

En realidad, vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en una palabra es bastante sencillo, y el proceso para hacer cualquiera de las dos es casi idéntico. Comience abriendo la hoja de cálculo de Excel y el documento de Word que desea editar al mismo tiempo.

En Excel, seleccione las celdas que desea vincular o incrustar. Si desea vincular o incrustar la hoja de trabajo completa, haga clic en el cuadro en la coyuntura de las filas y columnas en la esquina superior izquierda para seleccionar la hoja completa.

Copie esas celdas presionando CTRL + C en Windows o Comando + C en macOS. También puede hacer clic con el botón derecho en cualquier celda seleccionada y luego elegir la opción "Copiar" en el menú contextual.

Ahora, cambie a su documento de Word y haga clic para colocar el punto de inserción donde desea que vaya el material vinculado o incrustado. En la pestaña Inicio de la cinta, haga clic en la flecha hacia abajo debajo del botón "Pegar" y luego elija el comando "Pegado especial" en el menú desplegable.

Esto abre la ventana de Pegado Especial. Y es aquí donde encontrará las únicas funciones diferentes en los procesos de vinculación o incrustación de un archivo..

Si quieres empotrar su hoja de cálculo, elija la opción "Pegar" a la izquierda. Si quieres enlazar En su hoja de cálculo, elija la opción "Pegar enlace" en su lugar. En serio, eso es todo. Este proceso es idéntico..

Cualquiera que sea la opción que elija, a continuación, seleccionará el "Objeto de la hoja de cálculo de Microsoft Excel" en el cuadro a la derecha y luego haga clic en el botón "Aceptar".

Y verá su hoja de Excel (o las celdas que seleccionó) en su documento de Word.

Si tu vinculado Los datos de Excel no se pueden editar directamente en Word, pero puede hacer doble clic en cualquier parte para abrir el archivo de hoja de cálculo original. Y cualquier actualización que realice en esa hoja de cálculo original se reflejará en su documento de Word..

Si tu incrustado Los datos de Excel, puede editarlos directamente en Word. Haga doble clic en cualquier lugar de la hoja de cálculo y permanecerá en la misma ventana de Word, pero la Cinta de palabras se reemplazará por la Cinta de Excel y podrá acceder a todas las funciones de Excel. Es genial.

Y cuando desee dejar de editar la hoja de cálculo y volver a los controles de Word, simplemente haga clic en cualquier lugar fuera de la hoja de cálculo..

Nota: si está trabajando en un documento de Word y desea incluir una hoja de cálculo que aún no ha creado, puede hacerlo. En realidad, puede insertar una hoja de cálculo de Excel directamente desde el menú desplegable Tabla en la Cinta.