Cómo gestionar archivos adjuntos en Outlook 2013

Llega un momento para buscar empleo o compartir fotos con miembros de la familia de mayor edad, en los que es posible que tenga que enviar cosas a la antigua, como un archivo adjunto de correo electrónico. Si envía un correo electrónico al trabajo, puede ser parte de su repertorio de correo electrónico..

Lo que pasa con los archivos adjuntos es que hay una especie de código no escrito con respecto al envío. Por ejemplo, si bien puede enviar un archivo enorme en un correo electrónico (depende de cuánto permita el servicio o el ISP que esté usando), no es necesariamente eficiente. Del mismo modo, el envío de múltiples archivos generalmente se realiza mejor en un archivo contenedor..

Por supuesto, dependiendo del tipo de archivo que sea, puede o no llegar a su destino. Los archivos como los que terminan en .EXE, .BAT y otros tipos ejecutables, a menudo (generalmente) se bloquearán o eliminarán debido a su asociación con el malware. Si desea enviar un archivo como este, es probable que tenga que incluirlo en un archivo .ZIP..

Redactar un correo electrónico y administrar contactos en Outlook es bastante simple, y si bien agregar y manejar archivos adjuntos debería ser una segunda naturaleza, muchos usuarios pueden no darse cuenta de que podrían hacerlo mejor..

Añadiendo un archivo adjunto

Para agregar un archivo adjunto, puede arrastrar uno o varios archivos a un mensaje de correo electrónico en blanco, y se pegará como un archivo adjunto. O bien, haga clic en el botón "Adjuntar archivo" en la cinta, en la sección Incluir.

Deberá buscar la ubicación donde se encuentra el archivo que desea adjuntar y luego seleccionar el archivo o archivos que desea incluir en su mensaje, luego haga clic en "Insertar". Alternativamente, haga clic en la flecha pequeña y seleccione "Insertar como Texto "y su archivo adjunto se insertará en línea, lo que significa que aparecerá en su mensaje en lugar de como un archivo separado.

Una vez conectado, podrá verlo en el campo Adjunto debajo de la línea de asunto.

Finalmente, digamos que tienes tu archivo adjunto adjunto, y te das cuenta de que es el incorrecto. No hay problema, simplemente puede seleccionar el archivo adjunto presionando el botón "Eliminar" en su teclado, o puede hacer clic derecho y seleccionar "Eliminar".

Sin embargo, los archivos no son lo único que puede adjuntar al mensaje, también puede adjuntar elementos y firmas.

Adjuntar otras cosas

Los elementos pueden incluir tarjetas de visita (archivos .VCF, analizados anteriormente), calendarios y elementos de Outlook, que pueden ser notas, tareas, contactos y otras cosas que abre en Outlook.

Los calendarios son otra cosa que posiblemente querrá compartir de vez en cuando, y si hace clic en el botón "Adjuntar elemento", verá que es fácil hacerlo. Compartir tu calendario no significa que tengas que compartir cada artículo en cada día. Es posible que solo desee compartir algunos días o una semana, por ejemplo, para una escapada de la empresa o un itinerario de vacaciones familiares..

Compartir un calendario le dará opciones para elegir el calendario real, el intervalo de fechas, los detalles y otras opciones avanzadas.

Cuando haga clic en "Aceptar", verá que el calendario se adjuntará al mensaje de correo electrónico para que se pueda abrir y ver, pero también se pegará en el mensaje real para que los destinatarios puedan verlo cómodamente de un vistazo..

Los elementos de Outlook son básicamente cualquier cosa que pueda crear en Outlook, que luego puede adjuntarse y enviarse a otros usuarios de Outlook. En la siguiente captura de pantalla, verá cómo funciona esto. Usted elige la fuente y luego desde allí, elige el elemento o elementos (puede elegir más de uno) que desea adjuntar..

Tenga en cuenta que puede decidir si desea que el elemento llegue como un archivo adjunto físico real o en línea solo como texto. Es lo mismo que hemos comentado anteriormente, donde puede "Insertar como texto" y aparecerá como parte del mensaje físico..

Las tarjetas de visita pueden o no ser una de esas cosas que usa o necesita, pero es una manera realmente conveniente de compartir sus detalles inmediatos en un paquete simple y conveniente. Si desea compartir su tarjeta de visita (o la de cualquier otra persona), simplemente la elige del menú Adjuntar elemento y sus contactos aparecerán

Elija la tarjeta o las tarjetas que desea adjuntar y haga clic en "Aceptar". Las tarjetas aparecerán como texto y también se adjuntarán como un archivo .VCF, lo que significa que se pueden importar a cualquier libreta de direcciones que admita dichos archivos..

Compartir contactos como tarjetas de visita es una manera realmente rápida y conveniente de proporcionar información de contacto a otra persona o de importar información de contacto de otra persona sin tener que escribirla en su libreta de direcciones manualmente..

Manipulación de accesorios

Por supuesto, con el correo electrónico, siempre existe la oportunidad de recibir y dar. Entonces, ¿qué haces cuando un mensaje con archivos adjuntos llega a tu bandeja de entrada? Por lo general, es bastante sencillo, como en la siguiente imagen. Ya ves que nuestro mensaje de prueba ha llegado con una imagen adjunta..

Si simplemente hacemos clic en el archivo adjunto, verá que las opciones aparecen en la cinta de opciones Herramientas de archivo adjunto. Desde aquí se puede actuar. Tenga en cuenta también que si recibe varios archivos, puede guardar todos sus archivos adjuntos a la vez y si no está seguro de si es conveniente abrir el archivo adjunto, entonces puede eliminarlo, aunque probablemente sea más inteligente simplemente eliminar el mensaje si Tienes dudas.

También puede hacer clic con el botón derecho en cualquier archivo adjunto en un mensaje y puede usar el menú desplegable resultante para realizar las mismas acciones que se encuentran en la Cinta..

Al manejar los accesorios, abundan las advertencias. Los archivos adjuntos pueden ser peligrosos, como lo puede atestiguar cualquier persona que haya usado el correo electrónico en los últimos veinte años. En pocas palabras, no abra nada que no sea de alguien que no conozca o no confíe, y siempre use un escáner de virus / malware en su computadora.

Manejo de múltiples archivos o archivos grandes como archivos adjuntos

Hablamos un poco sobre cómo manejar uno o quizás algunos archivos adjuntos, pero ¿qué sucede si desea adjuntar docenas o incluso cientos de archivos? O bien, ¿qué pasa si desea adjuntar un archivo grande?

El envío de archivos adjuntos de gran tamaño no es muy bueno, especialmente si alguien recibe muchos correos electrónicos en el proceso. El problema con el envío de archivos grandes por correo electrónico no es tanto si su servidor de correo permitirá archivos adjuntos de cierto tamaño. En su mayor parte, probablemente no enviará un archivo mucho más grande que un megabyte o dos, o al menos no debería.

Sin embargo, habrá momentos en los que necesites enviar algo que sea un poco difícil de manejar. Si usa un servicio de correo web como Yahoo, Gmail o Microsoft, entonces tendrán límites de tamaño (25Mb, 25Mb, 20Mb, respectivamente), al igual que su ISP, por ejemplo. Comcast, Time Warner, AT&T, etc. también lo harán (generalmente alrededor de 10 Mb).

En la mayoría de los casos, cuando los archivos son excesivamente grandes o numerosos, recurrimos al uso de un servicio en la nube, que es abundante y ofrece suficiente espacio libre para enviar la gran mayoría de los archivos. La mayoría de las veces, simplemente cargar sus archivos en un disco en la nube y luego compartirlos, es más rápido y más confiable que el correo electrónico. Tenemos un manual práctico que explica exactamente cómo enviar archivos grandes por correo electrónico en caso de que desee obtener más información..

En lo que se refiere al envío de varios archivos, no debería tener problemas siempre que sean pocos, pero una vez que empiece a adjuntar docenas de imágenes o documentos, las cosas pueden ponerse un poco incómodas. Nuevamente, considere usar un servicio en la nube. Independientemente, le sugerimos que comprima definitivamente varios archivos antes de enviarlos. Windows tiene soporte nativo para archivos zip, por lo que no debe preocuparse de que su destinatario no pueda abrirlo.

Por favor revise este artículo, que explica todo lo que necesita saber sobre archivos comprimidos..

Este parece ser un buen lugar para terminar nuestra discusión de los adjuntos. No son un tema complicado, pero independientemente de si utiliza Outlook, Gmail o cualquier otro correo electrónico, el envío de archivos puede requerir algunos pasos adicionales, además de simplemente adjuntarlos..

Hasta ahora, hemos cubierto las partes más básicas de los poderes del correo electrónico de Outlook: contactos, direccionamiento, composición, todo lo cual es bastante simple. Ahora con los archivos adjuntos, tienes un conocimiento bastante completo de las cosas simples.

Ahora es el momento de intensificar nuestro juego. A medida que usa Outlook y acumula correo electrónico, deberá aprender a administrarlo utilizando herramientas como Pasos rápidos y reglas, de las que hablaremos en una próxima función. Mientras tanto, y como siempre, lo alentamos a que nos envíe sus comentarios en nuestro foro de discusión..