Cómo proteger con contraseña documentos y documentos PDF con Microsoft Office

Microsoft Office le permite cifrar sus documentos de Office y archivos PDF, sin permitir que nadie vea el archivo a menos que tengan la contraseña. Las versiones modernas de Office utilizan cifrado seguro en el que puede confiar, siempre y cuando establezca una contraseña segura.

Las siguientes instrucciones se aplican a Microsoft Word, PowerPoint, Excel y Access 2016, pero el proceso debería ser similar en otras versiones recientes de Office..

¿Qué tan segura es la protección de contraseña de Microsoft Office??

Las características de protección de contraseña de Microsoft Office han recibido una mala reputación en el pasado. Desde Office 95 hasta Office 2003, el esquema de cifrado era muy débil. Si tiene un documento protegido con contraseña con Office 2003 o una versión anterior, la contraseña se puede omitir fácil y rápidamente con el software de descifrado de contraseñas ampliamente disponible.

Con Office 2007, Microsoft se tomó más en serio la seguridad. Office 2007 cambió al Estándar de cifrado avanzado (AES) con una clave de 128 bits. Esto se considera ampliamente seguro, y significa que Office ahora usa un cifrado sólido y real para proteger sus documentos cuando establece una contraseña. Probamos la función de cifrado de PDF y descubrimos que también utiliza el cifrado AES de 128 bits en Office 2016.

Hay dos cosas importantes que debes tener en cuenta. Primero, solo las contraseñas que cifran completamente el documento son seguras. Office también le permite establecer una contraseña para "Restringir la edición" de una teoría de archivo, lo que permite a las personas ver un archivo pero no editarlo sin una contraseña. Este tipo de contraseña se puede descifrar y eliminar fácilmente, lo que permite a las personas editar el archivo.

Además, el cifrado de Office solo funciona bien si se está guardando en formatos de documentos modernos como .docx. Si guarda en formatos de documentos más antiguos como .doc, que son compatibles con Office 2003 y Office anterior, utilizará la versión más antigua y no segura del cifrado..

Pero, mientras esté guardando sus archivos en formatos modernos de Office y use la opción "Cifrar con contraseña" en lugar de la opción "Restringir edición", sus documentos deben estar seguros.

Cómo proteger con contraseña un documento de Office

Para proteger con contraseña un documento de Office, primero ábralo en Word, Excel, PowerPoint o Access. Haga clic en el menú "Archivo" en la esquina superior izquierda de la pantalla. En el panel Información, haga clic en el botón "Proteger documento" y seleccione "Cifrar con contraseña".

El botón solo se llama "Proteger documento" en Microsoft Word, pero se llama algo similar en otras aplicaciones. Busque "Proteger libro de trabajo" en Microsoft Excel y "Proteger presentación" en Microsoft PowerPoint. En Microsoft Access, solo verá un botón "Encriptar con contraseña" en la pestaña Información. De lo contrario, los pasos funcionarán igual..

NOTA: Si solo desea restringir la edición del documento, puede elegir "Restringir edición" aquí, pero como hemos dicho, eso no es muy seguro y se puede omitir fácilmente. Es mejor cifrar todo el documento, si puede.

Introduzca la contraseña con la que desea cifrar el documento. Querrás elegir una buena contraseña aquí. Las contraseñas débiles se pueden adivinar fácilmente descifrando el software si alguien obtiene acceso al documento.

Advertencia: Perderá el acceso al documento si alguna vez olvida su contraseña, ¡así que manténgala segura! Microsoft le recomienda que escriba el nombre del documento y su contraseña y que lo guarde en un lugar seguro.

Cuando un documento está encriptado, verá el mensaje "Se requiere una contraseña para abrir este documento" en la pantalla de información.

La próxima vez que abra el documento, verá el cuadro "Ingresar contraseña para abrir el archivo". Si no ingresa la contraseña correcta, no podrá ver el documento en absoluto.

Para eliminar la protección de contraseña de un documento, haga clic en el botón "Proteger documento" y seleccione "Cifrar con contraseña" nuevamente. Ingrese una contraseña en blanco y haga clic en "Aceptar". Office eliminará la contraseña del documento.

Cómo crear un archivo PDF protegido por contraseña

También puede exportar un documento de Office a un archivo PDF y proteger con contraseña ese archivo PDF. El documento PDF se cifrará con la contraseña que proporcione. Esto funciona en Microsoft Word, Excel y PowerPoint..

Para ello, abra el documento, haga clic en el botón de menú "Archivo" y seleccione "Exportar". Haga clic en el botón "Crear PDF / XPS" para exportar el documento como un archivo PDF.

Haga clic en el botón "Opciones" en la parte inferior de la ventana de diálogo de guardar que aparece. En la parte inferior de la ventana de opciones, habilite la opción "Cifrar el documento con una contraseña" y haga clic en "Aceptar".

Ingrese la contraseña con la que desea cifrar el archivo PDF y luego haga clic en "Aceptar".

Cuando haya terminado, ingrese un nombre para el archivo PDF y haga clic en el botón "Publicar". Office exportará el documento a un archivo PDF protegido por contraseña.

Advertencia: No podrá ver el archivo PDF si olvida la contraseña. Asegúrese de mantenerlo al tanto o perderá el acceso a su archivo PDF.

Tendrá que introducir la contraseña del archivo PDF cuando lo abra. Por ejemplo, si abre el archivo PDF en el visor de PDF predeterminado de Microsoft Edge-Windows 10, se le pedirá que ingrese la contraseña antes de poder verla. Esto también funciona en otros lectores de PDF..

Esta función puede ayudar a proteger documentos particularmente sensibles, especialmente cuando los almacena en una unidad USB o en un servicio de almacenamiento en línea como Microsoft OneDrive.

Sin embargo, la encriptación de disco completo como Device Encryption y BitLocker en una PC con Windows o FileVault en una Mac es más segura e indolora para proteger todos los documentos en su computadora, especialmente si su computadora es robada.