Cómo proteger documentos y archivos PDF con contraseñas de usuario y propietario en LibreOffice
Hay dos formas de proteger un archivo PDF: una contraseña de propietario y una contraseña de usuario. Explicaremos el propósito de cada uno y le mostraremos cómo aplicarlos a sus archivos PDF..
La contraseña del Propietario, o Permisos, le permite aplicar permisos a un archivo PDF. Por ejemplo, si no desea permitir que se imprima un archivo PDF o que se extraigan páginas, puede elegir qué desea permitir y no permitir y aplicar una contraseña de propietario al archivo PDF. La contraseña del propietario también se puede llamar la contraseña maestra. Es lo que te permite cambiar esos permisos..
La contraseña de Usuario, o Abrir, le permite solicitar al usuario que ingrese una contraseña para ver incluso el PDF. Si no ingresan la contraseña correcta, el archivo PDF no se abrirá.
Hay varios servicios en línea para proteger archivos PDF, como PDFProtect, pero si desea agregar una contraseña a un documento confidencial, probablemente no se sienta cómodo subiéndolo a un servicio que no conoce. Por lo tanto, nos centraremos en la mejor opción fuera de línea en esta guía..
Hemos cubierto cómo crear un archivo PDF protegido por contraseña en Microsoft Word, pero eso solo agrega una contraseña de usuario. No hay opción para agregar una contraseña de propietario. Investigamos un poco y encontramos que la mejor opción para proteger sus archivos PDF fuera de línea es el paquete gratuito de oficina LibreOffice. Le mostraremos cómo proteger un documento de Microsoft Word o LibreOffice Writer con una contraseña y cómo crear un archivo PDF protegido por contraseña a partir de un documento.
NOTA: en nuestro ejemplo utilizamos un archivo de Word, pero puede hacer lo mismo con los documentos de LibreOffice Writer (archivos .odt). También puede abrir archivos PDF en LibreOffice. Se abren en LibreOffice Draw, incluso si está en Writer, Calc o Impress, pero el procedimiento para protegerlos con contraseña en Draw es el mismo que en los otros programas de LibreOffice y se describe en la sección "Cómo convertir un documento a un Archivo PDF protegido por contraseña "a continuación. Usted estaría convirtiendo un archivo PDF desprotegido en uno protegido por contraseña.
Cómo agregar contraseñas abiertas y de permisos a un documento
Antes de comenzar, descargue LibreOffice e instálelo, o puede descargar la versión portátil si prefiere no instalar LibreOffice. Abra LibreOffice Writer y luego abra un archivo de Word. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón "Guardar" en la barra de herramientas y seleccione "Guardar como" en el menú desplegable.
En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a donde desea guardar el documento protegido. Para nuestro ejemplo, vamos a reemplazar el documento original. Si desea guardar el documento protegido como un archivo nuevo, ingrese un nombre diferente para el archivo en el cuadro "Nombre de archivo". Para proteger el documento con contraseña, marque la casilla "Guardar con contraseña". Luego, haga clic en "Guardar".
Si está reemplazando el archivo original, aparecerá el cuadro de diálogo Confirmar guardar como. Haga clic en "Sí" para reemplazar el archivo.
En el cuadro de diálogo Establecer contraseña, puede especificar dos tipos de contraseñas, al igual que las contraseñas de usuario y propietario para archivos PDF. Para solicitar al usuario que ingrese una contraseña para ver el documento (como la contraseña del usuario), ingrese una contraseña en el cuadro “Ingresar contraseña para abrir” y el cuadro “Confirmar contraseña” en “Contraseña de cifrado de archivos”. Si también desea proteger el documento contra la edición (como la contraseña del propietario), haga clic en "Opciones" en el centro del cuadro de diálogo y escriba una contraseña en el cuadro "Ingresar contraseña para permitir la edición" y el cuadro "Confirmar contraseña" debajo de Contraseña para compartir archivos.
NOTA: la contraseña para compartir archivos solo funciona para los documentos de LibreOffice Writer, no para los documentos de Word. Si desea usar la contraseña para compartir archivos, guarde su documento como un archivo .odt, que es la primera opción en la lista desplegable "Guardar como tipo" en el cuadro de diálogo Guardar como se muestra arriba.
Al ingresar una contraseña para permitir la edición, el documento se abre automáticamente en modo de solo lectura. Si desea abrir el archivo en modo de solo lectura por defecto sin una contraseña, marque la casilla “Abrir archivo de solo lectura” y deje los cuadros de la contraseña debajo de la Contraseña para compartir archivos vacía.
Haga clic en Aceptar".
Si aplicó una contraseña abierta al documento, la próxima vez que abra el archivo, se le pedirá que ingrese la contraseña abierta..
Si su archivo es un documento de LibreOffice Writer (.odt) y le asignó una Contraseña para compartir archivos, el documento se abrirá en modo de solo lectura. Para editar el documento, haga clic en el botón "Editar documento" en la barra amarilla.
Se le pedirá que ingrese la contraseña para compartir archivos para poder modificar el archivo.
Cómo convertir un documento a un archivo PDF protegido por contraseña
También puede convertir un documento de Word o un documento de LibreOffice en un archivo PDF protegido por contraseña y aplicarle contraseñas de usuario y propietario. Para ello, abra el documento y luego seleccione "Exportar como PDF" en el menú Archivo.
En el cuadro de diálogo Opciones de PDF, haga clic en la pestaña "Seguridad".
En Cifrado y permiso de archivo, inicialmente hay "Sin contraseña abierta establecida" (contraseña de usuario) y "Sin contraseña de permiso establecida" (contraseña del propietario). Para establecer estas contraseñas, haga clic en "Establecer contraseñas".
En el cuadro de diálogo Establecer contraseñas, en Establecer contraseña abierta, ingrese la contraseña del usuario dos veces que será necesario para ver el archivo PDF. En Establecer contraseña de permiso, ingrese la contraseña del propietario que evitará que el archivo PDF se imprima, edite o extraiga contenido. Haga clic en Aceptar".
NOTA: no tiene que usar ambas contraseñas, pero le recomendamos que lo haga para mayor seguridad. Un archivo PDF con solo una de las dos contraseñas aplicadas (cualquiera de las dos) no es tan seguro como una con ambas contraseñas aplicadas. Planet PDF explica por qué dos contraseñas son mejores que una al proteger archivos PDF.
Volverá al cuadro de diálogo Opciones de PDF y el estado de la (s) contraseña (s) que configuró se muestra debajo del botón Establecer contraseñas. Si elige establecer una contraseña de permiso (propietario), las opciones en el lado derecho del cuadro de diálogo se activan. Si no desea que nadie imprima el documento ni realice ningún tipo de cambio en el documento, seleccione "No permitido" en Impresión y cambios. Si solo desea limitar el tipo de impresión y los cambios que se pueden hacer, seleccione otra opción en Impresión y cambios. Si no quiere que nadie copie el contenido de su archivo PDF, asegúrese de que la casilla "Habilitar la copia del contenido" no esté marcada. Para fines de accesibilidad, es una buena idea dejar marcada la casilla "Habilitar el acceso de texto para herramientas de accesibilidad". Haga clic en "Exportar".
En el cuadro de diálogo "Exportar", navegue a la carpeta en la que desea guardar el archivo PDF protegido por contraseña. Ingrese un nombre para el archivo en el cuadro "Nombre de archivo" y haga clic en "Guardar".
Si asignó una contraseña abierta (de usuario) al archivo PDF, se le pedirá esa contraseña la próxima vez que la abra..
Verá "(SEGURO)" a la derecha del nombre del archivo en la barra de título, lo que indica que es un archivo PDF cifrado..
Si aplicó una contraseña de permiso (propietario) al archivo PDF y optó por no permitir la impresión, notará que la opción "Imprimir" aparece en gris cuando hace clic en la pestaña "Archivo".
Los procedimientos para agregar contraseñas abiertas y de permisos a un documento y para convertir un documento a un archivo PDF protegido por contraseña son los mismos en LibreOffice Calc, Impress y Draw también.
