Cómo proteger libros de trabajo, hojas de cálculo y celdas de la edición en Microsoft Excel

Has trabajado duro en tu hoja de cálculo. No quieres que nadie lo arruine. Afortunadamente, Excel proporciona algunas herramientas bastante buenas para evitar que las personas editen varias partes de un libro de trabajo.

La protección en Excel se basa en contraseñas y ocurre en tres niveles diferentes.

Libro de trabajo: Tienes algunas opciones para proteger un libro de trabajo. Puede cifrarlo con una contraseña para limitar quién puede abrirlo. Puede hacer que el archivo se abra como de solo lectura de manera predeterminada para que las personas tengan que optar por editarlo. Y protege la estructura de un libro de trabajo para que cualquiera pueda abrirlo, pero necesita una contraseña para reorganizar, renombrar, eliminar o crear nuevas hojas de trabajo..
Hoja de cálculo: Puede proteger los datos en hojas de trabajo individuales para evitar que se modifiquen.
Célula: También puede proteger solo las celdas específicas de una hoja de cálculo para que no se cambien. Técnicamente, este método implica proteger una hoja de cálculo y luego permitir que ciertas celdas queden exentas de esa protección.

Incluso puedes combinar la protección de esos diferentes niveles para diferentes efectos..

Proteger todo un libro de trabajo de la edición

Tiene tres opciones cuando se trata de proteger un libro de Excel completo: encriptar el libro con una contraseña, hacer que el libro sea de solo lectura o proteger solo la estructura de un libro.

Cifrar un libro de trabajo con una contraseña

Para la mejor protección, puede cifrar el archivo con una contraseña. Cada vez que alguien intenta abrir el documento, Excel le pide una contraseña primero.

Para configurarlo, abra su archivo de Excel y diríjase al menú Archivo. Verás la categoría "Información" por defecto. Haga clic en el botón "Proteger libro de trabajo" y luego seleccione "Cifrar con contraseña" en el menú desplegable.

En la ventana Encriptar documento que se abre, escriba su contraseña y luego haga clic en "Aceptar".

Nota: Preste atención a la advertencia en esta ventana. Excel no proporciona ninguna forma de recuperar una contraseña olvidada, así que asegúrese de usar una que recuerde.

Vuelva a escribir su contraseña para confirmar y luego haga clic en "Aceptar".

Volverá a su hoja de Excel. Pero, después de cerrarlo, la próxima vez que lo abra, Excel le solicitará que ingrese la contraseña.

Si alguna vez desea eliminar la protección de contraseña del archivo, ábralo (lo que, por supuesto, requiere que proporcione la contraseña actual) y luego siga los mismos pasos que usó para asignar la contraseña. Solo esta vez, deje el campo de la contraseña en blanco y luego haga clic en "Aceptar".

Hacer un libro de solo lectura

Hacer un libro abierto como de solo lectura es super simple. No ofrece ninguna protección real porque cualquier persona que abra el archivo puede habilitar la edición, pero puede servir como una sugerencia para tener cuidado al editar el archivo..

Ahora, cada vez que alguien (incluido usted) abre el archivo, recibe una advertencia que indica que el autor del archivo preferiría que lo abrieran como de solo lectura a menos que necesiten hacer cambios..

Para eliminar la configuración de solo lectura, vuelva al menú Archivo, haga clic nuevamente en el botón "Proteger libro de trabajo" y desactive la opción "Abrir siempre solo lectura".

Proteger la estructura de un libro de trabajo

La última forma en que puede agregar protección en el nivel del libro de trabajo es mediante la protección de la estructura del libro. Este tipo de protección evita que las personas que no tienen la contraseña realicen cambios en el nivel del libro de trabajo, lo que significa que no podrán agregar, eliminar, renombrar ni mover hojas de trabajo.

Escriba su contraseña y haga clic en "Aceptar".

Confirme su contraseña y haga clic en "Aceptar".

Cualquiera puede abrir el documento (asumiendo que usted no cifró el libro con una contraseña), pero no tendrá acceso a los comandos estructurales.

Si alguien conoce la contraseña, puede obtener acceso a esos comandos cambiando a la pestaña "Revisar" y haciendo clic en el botón "Proteger libro de trabajo".

Luego pueden ingresar la contraseña..

Y los comandos estructurales están disponibles..

Sin embargo, es importante comprender que esta acción elimina la protección de la estructura del libro de trabajo del documento. Para restablecerlo, debe volver al menú de archivos y proteger el libro de nuevo.

Proteger una hoja de trabajo de la edición

También puede proteger las hojas de trabajo individuales de la edición. Cuando protege una hoja de cálculo, Excel bloquea la edición de todas las celdas. Proteger su hoja de trabajo significa que nadie puede editar, reformatear o eliminar el contenido.

Haga clic en la pestaña "Revisar" en la cinta principal de Excel.

Haga clic en "Proteger hoja".

Ingrese la contraseña que desea utilizar para desbloquear la hoja en el futuro.

Seleccione los permisos que le gustaría que los usuarios tuvieran para la hoja de trabajo después de que se bloquee. Por ejemplo, es posible que desee permitir que las personas formateen, pero no eliminen, filas y columnas.

Haga clic en "Aceptar" cuando haya terminado de seleccionar los permisos.

Vuelva a ingresar la contraseña que creó para confirmar que la recuerda y luego haga clic en "Aceptar".

Si necesita eliminar esa protección, diríjase a la pestaña "Revisar" y haga clic en el botón "Desproteger hoja".

Escriba su contraseña y luego haga clic en "Aceptar".

Tu hoja ahora está desprotegida. Tenga en cuenta que la protección se elimina por completo y que necesitará proteger la hoja nuevamente si desea.

Proteger celdas específicas de la edición

A veces, es posible que solo desee proteger las celdas específicas de la edición en Microsoft Excel. Por ejemplo, es posible que tenga una fórmula o instrucciones importantes que desee mantener a salvo. Cualquiera sea la razón, puede bloquear fácilmente solo ciertas celdas en Microsoft Excel.

Comience por seleccionar las celdas que no haga quiero estar encerrado. Puede parecer contradictorio, pero bueno, eso es Office para ti..

Ahora, haga clic derecho en las celdas seleccionadas y elija el comando "Formato de celdas".

En la ventana de Formato de celdas, cambie a la pestaña "Protección".

Desmarca la casilla "Bloqueado".

Y luego haga clic en "Aceptar".

Ahora que ha seleccionado las celdas para las que desea permitir la edición, puede bloquear el resto de la hoja de trabajo siguiendo las instrucciones de la sección anterior.

Tenga en cuenta que primero puede bloquear una hoja de cálculo y luego seleccionar las celdas que desea desbloquear, pero Excel puede ser un poco inestable al respecto. Este método para seleccionar las celdas que desea mantener desbloqueado y luego bloquear la hoja funciona mejor.