Cómo guardar correos electrónicos (y otros elementos) como archivos en Microsoft Outlook

Puede guardar sus correos electrónicos, contactos y citas de Outlook como archivos individuales. Guardar estos elementos puede ayudarlo a acceder a ellos de manera más rápida y fácil más adelante. Es una forma conveniente de hacer copias de seguridad o compartir ciertos mensajes, o simplemente hacer que sean fácilmente accesibles.

Cómo guardar un mensaje de correo electrónico como un archivo

Primero, veamos cómo guardar mensajes como archivos en Outlook. Esto puede ser útil si desea una copia de respaldo del correo electrónico en su computadora (o para copiarla a otra computadora), o si desea usar el mensaje como una plantilla para futuros mensajes posteriores..

Comience abriendo el mensaje que desea guardar. En la ventana de correo electrónico, haga clic en el menú "Archivo" en la cinta de opciones.

Seleccione el comando "Guardar como".

En el menú "Guardar como", navegue hasta la ubicación donde desea guardar el archivo y luego escriba un nombre para el archivo. De forma predeterminada, Outlook lo nombra con la línea de asunto del mensaje, pero puede cambiarlo a lo que desee.

También puede guardar un mensaje como diferentes tipos de archivos usando el menú desplegable "Guardar como tipo". El valor predeterminado es el formato de mensaje de Outlook. Si elige eso, puede simplemente hacer doble clic en el archivo para abrirlo nuevamente en Outlook. Pero, también hay algunas otras opciones entre las que puede elegir:

Solo texto: Cuando guardas tu mensaje como un archivo de solo texto, solo estás guardando las palabras, no cualquier formato o imagen.
Plantilla de Outlook: Guardar su mensaje como una plantilla de Outlook significa que puede aplicar el formato a futuros correos electrónicos. Cuando abre el archivo, Outlook crea un nuevo mensaje con el contenido del archivo que puede abordar y enviar en su camino..
HTML: Guardar su mensaje como un documento HTML significa que está guardando su correo electrónico para verlo en una página web. Podrás abrir el mensaje en cualquier navegador web..
MHT: Un archivo MHT es un archivo de página web. Como un archivo HTML, está diseñado para verse en un navegador web. A diferencia de un archivo MHT, un archivo HTML guarda todo el texto, el código, las imágenes y otros medios en un solo archivo.

Cuando hayas terminado, haz clic en el botón "Guardar".

Y tu mensaje ahora está guardado como un archivo..

Cómo guardar un mensaje de correo electrónico como PDF

También puede guardar su correo electrónico como PDF utilizando la impresora de PDF integrada de Microsoft Office. Guardar como PDF es una excelente manera de guardar una copia de seguridad de un mensaje que podrá leer con el formato adecuado.

En la ventana de mensajes, haga clic en el menú "Archivo" en la cinta de opciones..

Haga clic en el comando "Imprimir".

Haga clic en el menú desplegable "Impresora" y luego elija la opción "Imprimir de Microsoft a PDF".

Tenga en cuenta que si tiene otra aplicación de creación de PDF instalada en su computadora (o si está usando macOS), las opciones aquí podrían ser diferentes. Por ejemplo, si tiene Adobe instalado, es probable que vea una opción de "PDF de Adobe". Eso funcionará igual de bien.

A continuación, haga clic en el botón "Imprimir".

En la ventana "Guardar PDF como" que se abre, seleccione dónde desea guardar su PDF, escriba un nombre de archivo y luego haga clic en el botón "Guardar".

Ahora ha guardado su correo electrónico como PDF.

Y tenga en cuenta que, dado que solo está imprimiendo en un motor de procesamiento de PDF, el mismo truco funciona exactamente de la misma manera para guardar cualquier elemento en Outlook (contactos, citas, etc.) en PDF..

Cómo guardar un contacto como un archivo

También puede guardar contactos como archivos usando Outlook. Funciona casi igual que guardar mensajes, y puede ser útil para hacer copias de seguridad de contactos individuales o para moverlos a una computadora nueva. Los contactos también se guardan como archivos Vcard (CVF), un formato utilizado por muchas otras aplicaciones que funcionan con contactos. Esto también facilita la transferencia de un contacto a otra aplicación, o el envío de la información de un contacto a otra persona para que puedan importarla en cualquier aplicación que utilicen..

Desde la ventana de contacto, haga clic en "Archivo" en la cinta principal.

Haga clic en el comando "Guardar como".

En la ventana "Guardar como", navegue hasta donde desee guardar el archivo de contacto y cambie el nombre si lo desea..

Al igual que con los mensajes, puede elegir algunos formatos de archivo diferentes desde el menú desplegable "Guardar como tipo":

Solo texto: Cuando guardas tu contacto como un archivo de solo texto, solo estás guardando las palabras, no cualquier formato o imagen.
Formato de texto enriquecido: Guardar su contacto como archivo de texto enriquecido significa que puede guardar varios tipos diferentes de formato, como negrita y cursiva, junto con imágenes, en su archivo. Este formato puede ser útil si tiene una foto con su tarjeta de contacto.
Formato de mensaje de Outlook: Cuando guarda su contacto en el Formato de mensaje de Outlook, puede abrirlo en Outlook (incluso en otra computadora) y funcionará como cualquier otro contacto de Outlook. Pero entonces, se comportará de la misma manera si lo guarda en el formato VCF predeterminado, por lo que no hay mucha ventaja aquí.

Cuando hayas terminado, haz clic en el botón "Guardar".

Ya has guardado tu contacto como archivo..

Cómo guardar una cita (o todo su calendario) como un archivo

Y al igual que con otros elementos de Outlook, también puede guardar sus citas como archivos. Si bien no es tan útil realizar copias de seguridad de copias guardadas de citas individuales, Outlook admite el estándar vCalendar, lo que significa que puede guardar una cita, enviarla a otra persona y luego pueden importarla en una aplicación compatible diferente..

Abra la cita que desea guardar. En la ventana de citas, haga clic en el menú "Archivo" en la cinta de opciones..

Haga clic en el comando "Guardar como".

Desplácese hasta el lugar donde desea guardar el archivo de citas y luego asígnele un nombre.

Al igual que con los mensajes y contactos, puede elegir algunos formatos de archivo diferentes aquí desde el menú desplegable "Guardar como tipo":

Solo texto: Cuando guarda su cita como un archivo de solo texto, simplemente guarda las palabras, no cualquier formato o imagen.
Plantilla de Outlook: Guardar su cita como una plantilla de Outlook significa que puede aplicar el formato a futuros calendarios o citas del calendario.
Formato de mensaje de Outlook: Cuando guarda su cita en el formato de mensaje de Outlook, puede abrirla en Outlook nuevamente, incluso en otra computadora.
HTML: Guardar su mensaje como un documento HTML significa que está guardando su cita para verla en una página web.
MHT: Un archivo MHT es un archivo de página web. Como un archivo HTML, está diseñado para verse en un navegador web. A diferencia de un archivo MHT, un archivo HTML guarda todo el texto, el código, las imágenes y otros medios en un solo archivo.
Formato iCalendar: iCalendar es otro estándar de calendario que le permite transferir información del calendario a diferentes aplicaciones de calendario.

Seleccione si desea guardar una sola cita o todo su calendario. Guardar todo su calendario guardará todos los datos en su calendario actual de Outlook.

Cuando hayas terminado, haz clic en el botón "Guardar".

Y ahora ha guardado con éxito su cita o calendario.