Cómo configurar una respuesta de fuera de la oficina en Outlook para Windows
Cuando sabe que va a estar fuera de la oficina por unos días, puede configurar el Asistente de Fuera de la Oficina para que responda automáticamente, informándole a la gente que está disfrutando de sus vacaciones mientras están atascados en el trabajo..
Para crear una respuesta de fuera de la oficina en Outlook, crearemos una plantilla de correo electrónico con el mensaje que queremos usar y luego crearemos una regla que enviará una respuesta con ese mensaje a todos los correos electrónicos que recibimos durante un intervalo de fechas específico..
NOTA: Outlook debe estar abierto para que se ejecute la regla y se envíe su respuesta de fuera de la oficina. Por lo tanto, asegúrese de dejar su computadora encendida y Outlook funcionando mientras está fuera de la oficina.
Paso uno: crear una plantilla de mensaje
Para crear una plantilla de mensaje en Outlook, asegúrese de que la pestaña "Inicio" esté activa y haga clic en el botón "Nuevo correo electrónico" en la sección Nueva.
Ingrese el mensaje que desea enviar como respuesta automática en el cuadro de mensaje. No ingrese una dirección de correo electrónico Para o un Asunto. A continuación, haga clic en la pestaña "Archivo".
Haga clic en "Guardar como" en la lista de opciones en el lado izquierdo de la pantalla del backstage.
En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione "Plantilla de Outlook (* .oft)" en el menú desplegable "Guardar como tipo".
Se te lleva a la carpeta de plantillas de usuario. Ingrese un nombre para la plantilla en el cuadro "Nombre de archivo", mantenga la extensión ".oft" y haga clic en "Guardar".
Si desea copiar su plantilla de correo electrónico de respuesta fuera de la oficina en otra PC o hacer una copia de seguridad, la ruta completa a la carpeta de plantillas del usuario es C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . Reemplazar con tu nombre de usuario de Windows.
Cierre la ventana del mensaje haciendo clic en el botón "X" en la esquina superior derecha.
Aparece un cuadro de diálogo que le pregunta si desea guardar un borrador del mensaje. No tiene que hacerlo porque lo guardó como plantilla, pero puede hacerlo si lo desea. Haga clic en "Sí" si desea guardar el borrador, o "No" si no lo hace.
Paso dos: crear una regla para responder automáticamente a nuevos mensajes de correo electrónico
Ahora que tenemos nuestra plantilla de correo electrónico de respuesta fuera de la oficina, crearemos una regla para usar esa plantilla para responder a todos los mensajes que llegan durante un intervalo de fechas específico. Asegúrese de que la pestaña "Inicio" esté activa.
En la sección Mover, haga clic en el botón "Reglas" y seleccione "Administrar reglas y alertas" en el menú desplegable.
También puede hacer clic en la pestaña "Archivo" para acceder a la pantalla de backstage. Asegúrese de que la pantalla “Información” esté activa (haga clic en “Información” a la izquierda si es necesario) y luego haga clic en el botón “Administrar reglas y alertas”.
En el cuadro de diálogo Reglas y alertas, asegúrese de que la dirección de correo electrónico a la que desea aplicar esta regla esté seleccionada en el menú desplegable "Aplicar cambios a esta carpeta". Si desea que esta regla se aplique a todas sus cuentas en Outlook, le mostraremos cómo hacerlo más adelante en este artículo. Haga clic en la pestaña "Reglas de correo electrónico" si aún no está activa, y luego haga clic en el botón "Nueva regla".
En la primera pantalla del cuadro de diálogo Asistente para reglas, haga clic en "Aplicar regla en los mensajes que recibo" en la sección "Comenzar desde una regla en blanco". La opción se agrega al cuadro "Paso 2: Editar la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado)". No hay nada que editar para esta parte de la regla, así que haga clic en el botón "Siguiente" para continuar.
La segunda pantalla en el cuadro de diálogo Asistente para reglas le permite seleccionar las condiciones para verificar cuándo recibe correos electrónicos. Para que su respuesta de fuera de la oficina sea enviada durante un intervalo de fechas específico, marque la casilla "recibido en un intervalo de fechas específico" en la casilla "Paso 1: Seleccionar condiciones". La condición se agrega al cuadro "Paso 2: Editar la descripción de la regla (haga clic en un valor subrayado)", como antes, pero esta vez, hay una parte de la descripción que se debe editar. Para agregar un rango de fechas, haga clic en el enlace "en un rango de fechas específico" en el cuadro Paso 2.
En el cuadro de diálogo Fecha de recepción, marque la casilla "Después", haga clic en el menú desplegable y haga clic en la fecha después de la cual desea recibir la respuesta automática de fuera de la oficina. Por ejemplo, si desea que su respuesta de fuera de la oficina comience a enviarse el 8 de febrero, seleccione el 7 de febrero para la Fecha posterior.
Luego, marque la casilla "Antes", seleccione una fecha del menú desplegable de la fecha a la derecha de la casilla de verificación Antes. La fecha que seleccione debe ser el día después de que desea que la respuesta de fuera de la oficina deje de ser enviada. Por ejemplo, si desea que el 15 de febrero sea el último día en que se envíe su respuesta de fuera de la oficina, seleccione el 16 de febrero como Fecha anterior..
Las fechas que seleccionó se agregan a la condición en el cuadro Paso 2. Haga clic en el botón "Siguiente" en el cuadro de diálogo Asistente de reglas para continuar.
En la tercera pantalla del cuadro de diálogo Asistente de reglas, elige qué quieres hacer con los correos electrónicos entrantes durante el intervalo de fechas. Queremos responder a todos los correos electrónicos utilizando la plantilla que creamos en la primera sección, por lo que marcamos la casilla "responder utilizando una plantilla específica" en el cuadro "Paso 1: seleccionar acciones". Para seleccionar la plantilla que creamos, haga clic en el enlace "una plantilla específica" en el cuadro "Paso 2: Editar la regla (haga clic en un valor subrayado)".
En el cuadro de diálogo Seleccionar una plantilla de respuesta, seleccione "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" en el menú desplegable "Buscar en".
Seleccione la plantilla que creó (en nuestro caso, la plantilla de "Respuesta de fuera de la oficina") y haga clic en el botón "Abrir".
La ruta completa a la plantilla seleccionada se agrega a la acción seleccionada. Haga click en el siguiente botón para continuar.
En la cuarta pantalla del Asistente de reglas, puede seleccionar cualquier excepción que desee aplicar a la regla, como por ejemplo, si desea excluir a ciertas personas o grupos ("excepto si son personas o grupos públicos"). No vamos a agregar ninguna excepción a nuestra regla, así que haga clic en el botón "Siguiente" para continuar.
Ingrese un nombre para la regla en el cuadro "Paso 1: Especifique un nombre para esta regla". La casilla "Activar esta regla" está marcada de forma predeterminada, por lo que la regla se activará automáticamente. Pero no te preocupes. No se ejecutará hasta después de la fecha posterior que especificó.
No queremos ejecutar la regla en los mensajes que ya están en nuestra bandeja de entrada, así que no marque la casilla "Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la bandeja de entrada". Si desea ejecutar esta regla en todas sus cuentas de correo electrónico en Outlook, marque la casilla "Crear esta regla en todas las cuentas". Haga clic en el botón "Finalizar".
La regla se agrega a la lista. Haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo Reglas y alertas.
Ahora, cuando alguien le envíe un correo electrónico durante la fecha que especificó, recibirá automáticamente el mensaje en la plantilla de correo electrónico que creó..
A pesar de que el remitente recibe una respuesta automática que dice que está fuera de la oficina, aún recibe su correo electrónico con un icono que indica que se ha enviado una respuesta automática. Sin embargo, puede sentirse justificado en ignorarlo hasta que regrese..
Una vez que el intervalo de fechas en la regla haya pasado, la regla no se aplicará a los correos electrónicos entrantes. Sin embargo, todavía puede desactivar la regla. Para hacerlo, abra de nuevo el cuadro de diálogo Reglas y alertas como se describió anteriormente y desactive la casilla a la izquierda de la regla en la lista. Haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo.
Cuando utiliza esta regla para enviar una respuesta automatizada fuera de la oficina, la respuesta se envía una vez a cada remitente durante una sola sesión de Outlook. Una sesión es cuando abre Outlook hasta que sale de la aplicación. Esto evita que las respuestas duplicadas se envíen al mismo remitente que le envía múltiples mensajes. Outlook realiza un seguimiento de quién recibió una respuesta automática durante cada sesión, pero esta lista se restablece al salir de Outlook. Por lo tanto, deje Outlook abierto (no salga y vuelva a abrir) para que la regla se ejecute y la respuesta automática fuera de la oficina se envíe a todos los que le envíen correos electrónicos y los remitentes no reciban múltiples respuestas fuera de la oficina.
