Cómo ordenar los valores en Microsoft Excel
Excel tiene las funciones "Ordenar de la A a la Z" y "Clasificar de la Z a la A" que le permiten ordenar los valores alfabéticamente o numéricamente, y una función de "Ordenación personalizada" que le permite ordenar con múltiples criterios. Aquí te explicamos cómo usarlos..
Veamos un ejemplo
En este ejemplo, hemos elegido nueve elementos químicos de la tabla periódica, y ordenaremos los datos en función del contenido de las celdas utilizando la función "Ordenar de la A a la Z" y la función "Ordenación personalizada".
El menú desplegable "Ordenar y filtrar" se encuentra en el extremo derecho de la pestaña "Inicio".
La lista desplegable tiene varias características enumeradas, pero nos centramos en las tres primeras.
Aquí están nuestros datos de ejemplo, tomados de la tabla periódica. Cada "Elemento" tiene información que es única, como su "Símbolo" y "Número atómico". Pero cada elemento también pertenece a otras categorías, como su "Fase en STP" (es decir, si es un sólido, líquido, o gas en una habitación a temperatura y presión estándar) y su "Categoría de elemento" en la tabla de períodos.
Comencemos de manera simple y ordenemos los datos por la columna "Número atómico". Comience seleccionando la columna (puede incluir la fila del encabezado si sus datos tienen uno).
Ahora navegue hasta el menú desplegable "Ordenar y filtrar" y seleccione la primera o la segunda opción. En este ejemplo, clasificaremos desde el valor numérico más bajo hasta el más alto usando la función "Ordenar A a Z".
Aparecerá un cuadro de "Advertencia de clasificación" si hay otras columnas de datos que Excel cree que es posible que desee incluir en su clasificación. Examinemos primero los resultados de la opción "Continuar con la selección actual". Haga clic en esa opción y presione el botón "Ordenar".
Puede ver que la columna "Número atómico" se ha ordenado de menor a mayor, pero que la información correspondiente en las otras columnas no ha cambiado. Esto podría ser problemático si quisiera ordenar todas las columnas. Entonces, antes de continuar, mira algunas de las filas para ver si tienen sentido. En este caso, es obvio que las otras columnas no se han ordenado porque se muestra que el Hidrógeno, el elemento con el "Número Atómico" más bajo, tiene el "Número Atómico" de plomo.
Ahora probemos la otra opción para ver cómo funciona. Seleccione la opción "Expandir la selección" y haga clic en el botón "Ordenar".
Puede ver que los datos en la columna "Número atómico" se han ordenado y los datos en las otras filas lo siguieron. (También podría resaltar todos los datos y Excel no mostrará un cuadro de "Advertencia de clasificación").
Ahora veamos cómo podemos usar la función "Orden personalizado" para ordenar los datos por varias columnas diferentes a la vez.
Seleccione todos los datos, incluya la fila del encabezado si sus datos tienen uno.
Ahora navegue hasta el menú desplegable "Ordenar y filtrar" y seleccione el comando "Orden personalizado".
Esto abre la ventana Ordenar.
Primero ordenaremos nuestros datos usando la columna "Fase en STP" para que todos los gases aparezcan más arriba en la lista que los sólidos. Seleccione la columna "Phase at STP".
Ahora presiona el botón "Agregar nivel".
Aparece un nuevo nivel. Tenga en cuenta que el nivel dice "Entonces, por". Esto significa que será la segunda columna utilizada para ordenar los datos. Elegiremos la "Categoría de elementos" como segundo nivel para que los gases se clasifiquen por categoría y los gases nobles aparezcan más arriba en la lista que los gases reactivos. Seleccione la columna "Categoría de elemento".
Tenga en cuenta que hay otras opciones. Echemos un vistazo a las opciones desplegables "Ordenar". Hay una variedad de opciones, pero usaremos la opción "Valores de celda".
Agregue otro nivel presionando nuevamente el botón "Agregar nivel".
Seleccione la columna "Elemento". Esto significa que los valores de "Elemento" en cada "Categoría de elemento" se ordenarán alfabéticamente de modo que el gas noble Argón se presente antes que el otro gas noble, Neon.
Echemos un vistazo a la lista desplegable "Orden". Hay algunas opciones, pero para este ejemplo, elegiremos el orden predeterminado "A a Z".
Puede agregar tantos niveles como corresponda en el cuadro "Ordenar". Cuando hayas terminado, haz clic en el botón "OK".
Los datos se han ordenado con éxito. El orden de clasificación fue primero por "Fase en STP", luego por "Categoría de elemento" y luego por "Elemento". Puede ver que la columna "Fase en STP" está ordenada alfabéticamente y dentro de cada tipo de "Fase en STP", el Los valores de "Categoría de elemento" están ordenados alfabéticamente. Y, finalmente, los valores de "Elemento" se ordenan alfabéticamente dentro de cada tipo de "Categoría de elemento".
Nota: asegúrese de seleccionar todas las columnas que necesita cuando se prepara para ordenar sus datos. Excel no le advertirá que puede estar pasando por alto las columnas cuando use la función "Orden personalizado".
