Cómo usar hojas de cálculo de estilo Excel en Microsoft Word

Al igual que la mantequilla de maní y el chocolate, un procesador de textos con algunas chuletas básicas de hoja de cálculo es una combinación fantástica. Cuando desea un poco más fácil incrustar números en un documento de texto ordinario, Microsoft Word lo tiene cubierto, gracias a la funcionalidad incorporada de su programa hermano Excel.

La implementación de Word de las hojas de cálculo de Excel esencialmente incrusta una pequeña copia del programa, justo en medio de su boletín semanal al Booster's Club. Mientras edita la sección de Excel del documento, tiene acceso a todos los controles de Excel como si estuviera usando Excel en su propia ventana. Puede agregar celdas de valor numérico y de texto estándar y, de manera crucial, fórmulas que se aplican específicamente a la mini-ventana de Excel.

Para insertar una tabla de Excel en Word 2016, haga clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior de la ventana y luego haga clic en el botón "Tabla". Haga clic en el botón "Hoja de cálculo de Excel" en el menú desplegable.

Aquí hay un ejemplo básico. He llenado las celdas estándar con valores inventados para las ventas de Stanley's Sprocket y he usado una de las fórmulas de suma más comunes para las celdas en la última columna. Por lo tanto, para el valor "Total anual" de "Piñones espaciales" en la celda F2, uso la fórmula "suma (B2: E2)" para agregar los cuatro valores en la fila y obtener mi total automáticamente. Puedes usar cualquier fórmula de Excel que te guste en esta versión integrada del programa..

Esta es una captura de pantalla de Word, pero los menús y controles de Excel aparecen al editar la hoja de cálculo incrustada.

Las hojas de cálculo de Excel tienen básicamente cantidades infinitas de filas y columnas, pero eso no es práctico cuando se usan esos datos como una tabla en un documento de Word. Para cambiar el número de filas y columnas visibles, haga clic y arrastre los puntos de anclaje, los cuadrados negros que aparecen en cada esquina y el punto medio del cuadro alrededor de la hoja de cálculo de Excel.

Cuando haya terminado de editar esos valores, puede hacer clic en cualquier otra parte del documento de Word y volver a los valores predeterminados de formato a una tabla básica, adecuada para imprimir o difundir a través de formatos de solo lectura como PDF. Aquí, puede ajustar el ancho y el alto de la tabla para adaptarse mejor al formato del documento de Word sin cambiar el número de columnas o filas visibles.

Para comenzar a editar la hoja de cálculo nuevamente, haga doble clic en cualquier lugar dentro de ella para recuperar los controles de Excel.

También es posible incrustar un archivo Excel existente, lo cual es útil si está intentando compartir datos que ya ha acumulado. En la tabla Insertar, haga clic en el botón "Objeto" (el pequeño cuadrado con borde azul debajo de la sección "Texto"):

En la ventana emergente, haga clic en "Crear desde archivo", luego haga clic en "Examinar" para navegar y abrir la hoja de cálculo de Excel en la unidad de almacenamiento de su computadora. También tienes un par de otras opciones aquí. La selección de la opción "Vincular a archivo" mantiene la hoja de cálculo que ve en Word vinculada a la hoja de cálculo de Excel real, siempre que se mantengan en las mismas ubicaciones que cuando los vinculó. Los cambios que realice en cualquier lugar se reflejarán en el otro. También puede elegir la opción "Mostrar como icono" para mostrar la hoja de cálculo como un icono simple en el documento de Word en el que puede hacer clic para abrir la hoja de cálculo en Excel..

Cuando haya terminado, simplemente haga clic en "Aceptar" para insertar la hoja de cálculo.

Dependiendo de su formato de Word, es posible que necesite cambiar su tamaño o editarlo para que todo esté visible.