Cómo usar las funciones de Autorrecuperación de Excel y AutoBackup

Siempre es una tragedia terrible cuando alguien pierde algo importante en el que estaban trabajando porque no guardaron su documento correctamente. Esto sucede más a menudo de lo que piensas para los usuarios de Excel y Word.!

Afortunadamente, Microsoft ha agregado muchas características en el último par de versiones que ayudan a reducir las posibilidades de perder datos debido a fallas, cortes de energía, eliminaciones accidentales, etc. se llama AutoBackup.

En este artículo, hablaré sobre cómo configurar ambas opciones para que sus datos estén lo más seguros posible. También me gustaría mencionar que las últimas versiones de Office le permiten guardar documentos directamente en OneDrive, lo cual es una buena opción a considerar porque aún podrá acceder a su trabajo incluso si falla su disco duro.

Excel Autorrecuperación

La función Recuperación automática está activada de forma predeterminada y básicamente guarda su documento automáticamente en una ubicación temporal después de un intervalo de tiempo establecido. Para ver la configuración de Autorrecuperación, haga clic en Expediente y entonces Opciones.

Haga clic en Salvar en el menú de la izquierda y verá la opción Autorrecuperación en Guardar libros de trabajo.

De forma predeterminada, la información de Autorrecuperación se guarda cada 10 minutos. Además del intervalo, Excel debe estar inactivo durante 30 segundos antes de que se guarden los datos. Además, la información guardada automáticamente se guarda en el Localización automática del archivo enumerados aquí ¿Entonces, cómo funciona? Básicamente, digamos que tiene una hoja de trabajo como la que se muestra a continuación y la tiene guardada.

Ahora digamos que agrego los siguientes datos a la hoja de cálculo de Excel y espero unos 10 minutos sin guardar mi documento. Dado que el intervalo de Autorrecuperación se establece en 10 minutos, debe esperar al menos ese tiempo para que se guarden los datos..

En mi caso, simulé un bloqueo de Excel abriendo el administrador de tareas y eliminando el proceso de Excel. Después de eso, volví a abrir Excel e inmediatamente vi una opción llamada Mostrar archivos recuperados.

Si hace clic en eso, aparecerá una lista de archivos de Excel que se pueden recuperar. En mi caso, tenía el archivo original, que tenía datos solo en A1 y A2, y también tenía el archivo AutoRecovered, que incluía los datos que no había guardado en el disco..

Al hacer clic en cualquiera de los elementos de la lista, se abrirá otra instancia de Excel que muestra los datos en ese archivo en particular. En general, esta es una característica muy útil para aquellos momentos en que no guardó todo su trabajo, pero Excel termina inesperadamente.

El principal inconveniente de esta función es que los datos de Autorrecuperación se almacenan en el mismo disco duro que su archivo, por lo que si algo le sucede a su disco duro, todo desaparecerá. Puede cambiar la ubicación en la configuración anterior a un disco duro separado o incluso a una ubicación de red, lo que recomiendo altamente.

Tenga en cuenta que Excel también elimina automáticamente la información de Autorrecuperación en las siguientes circunstancias:

1. Guardas el archivo manualmente o usando Expediente - Guardar como.
2. Usted cierra el archivo o sale de Excel (ya sea que guarde el archivo o no)
3. Desactiva Autorrecuperación completamente o solo para el libro de trabajo

Básicamente, siempre que guarde el archivo, se eliminarán los datos de Autorrecuperación. Además, si sale de Excel manualmente y elige no guardar los datos, eliminará los datos de Autorrecuperación. Solo tenlo en cuenta cuando uses esta función. Si usted es un gran usuario de Excel, sugeriría configurar el intervalo de Autorrecuperación en 2 o 3 minutos en lugar de 10.

Copia de seguridad automática

Otra característica que no mucha gente realmente conoce es AutoBackup. Para usarlo, primero tiene que ir y guardar su archivo para llegar al Salvar caja de diálogo. Si ya tiene un documento Excel guardado, vaya a Expediente y entonces Guardar como y elige una ubicación. Cuando hagas esto, aparecerá el Guardar como diálogo.

En el diálogo, haga clic en el Herramientas botón que está a la izquierda de la Salvar botón. Verás un par de opciones, una de las cuales es Opciones generales. Cuando hagas clic en eso, aparecerá una pequeña ventana con algunas opciones más..

Sigue adelante y comprueba el Crear siempre copia de seguridad caja. Haga clic en Aceptar y ahora, cuando guarde el archivo, también se creará un archivo de copia de seguridad de Excel con una extensión .XLK. Tenga en cuenta que la primera vez que haga esto, los archivos serán exactamente iguales. Si realiza ediciones en el archivo original y luego lo guarda de nuevo, el archivo de copia de seguridad seguirá siendo el mismo (los datos originales). Sin embargo, la tercera vez que lo guarde, el archivo de respaldo se actualizará con la información hasta el segundo guardado..

Básicamente, el archivo de copia de seguridad es siempre una versión detrás de la versión actual. Entonces, si hizo muchos cambios, guardó su archivo y luego quiso volver a la versión que no tenía esos cambios, simplemente podría abrir el archivo de copia de seguridad..

El archivo se guarda en la misma ubicación que el archivo original y no parece haber una manera de cambiar eso. Esta función no agrega mucha seguridad a su documento, pero es buena en ciertas circunstancias.

La habilitación de estas funciones de copia de seguridad y recuperación en Excel le ahorrará la posibilidad de perder datos importantes. Siempre es una buena opción usar el almacenamiento en la nube (como OneDrive) como una red de seguridad adicional en caso de que su computadora falle catastróficamente. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. Disfrutar!