Cómo usar la limpieza del buzón para limpiar tus carpetas de basura de Outlook

La limpieza del buzón en Outlook es un conjunto de herramientas diseñadas para deshacerse de la basura de su buzón. Puede usarlo para revisar el tamaño de su buzón, limpiar los elementos automáticamente por tamaño y fecha, y realizar algunas otras funciones. Vayamos a través de ellos y echemos un vistazo..

Primero, necesitas abrir la herramienta. Diríjase a Archivo> Herramientas y haga clic en Limpieza de buzón.

Hay algunas herramientas disponibles y comenzaremos por observar la cantidad de datos en su buzón..

Revise el tamaño de su buzón

Su buzón de Outlook se compone de carpetas (Bandeja de entrada, Elementos enviados, Archivo, etc.) y saber el tamaño de las carpetas lo ayuda a ver dónde están todos sus correos electrónicos. Para averiguarlo, haga clic en "Ver tamaño del buzón".

Esto abre la ventana Tamaño de carpeta, que muestra el tamaño de cada carpeta. De forma predeterminada, se abre en la pestaña Datos locales. Los datos locales son los datos que se almacenan en su computadora en sus archivos .pst y.ost.

Las columnas muestran el nombre, el tamaño y el tamaño total de la carpeta (que es el tamaño, incluidas las subcarpetas). La mejor parte de esta vista es que muestra carpetas que normalmente no consideraría, como el calendario. Si tiene varios años de citas y solicitudes de reuniones, puede tener fácilmente una buena cantidad de kilobytes en el calendario que puede limpiar eliminando eventos antiguos.

Si desea ver el tamaño de las carpetas en el servidor de correo, haga clic en la pestaña "Datos del servidor". La primera vez que abra esta pestaña, es posible que los datos se demoren un poco en completarse. Esto se debe a que Outlook se está contactando con el servidor de Exchange, solicitando los datos en sus archivos (que se calculan sobre la marcha) y luego descargando y mostrando los resultados..

Cada vez que abra esta pestaña, la recuperación de datos será mucho más rápida, ya que Exchange solo tiene que realizar un análisis de diferencias y la mayoría de las carpetas no cambian mucho de tamaño. Una vez que se haya cargado la pestaña, verá los tamaños de carpeta en el servidor de Exchange. Es posible que no sea el mismo que el tamaño en la pestaña Datos locales porque Outlook no necesariamente descarga todos los mensajes a su computadora.

Por ejemplo, en la pestaña Datos locales, el Tamaño total de la carpeta Archivo es 116805 kb, pero en la pestaña Datos del servidor, el Tamaño total es 363399 kb, una diferencia de 246594 kb (265 MB). Eso es mucho correo no visible en los datos locales. Que esta pasando?

De manera predeterminada, Outlook solo mantiene una cierta cantidad de correo en su cliente local para asegurarse de que su correo electrónico no ocupe demasiado espacio. En las computadoras con un disco duro más grande que 64 gb (que es la mayoría de ellas en la actualidad), Outlook solo mantendrá los correos electrónicos del último año en su computadora. Los correos más antiguos se guardan en el servidor de correo electrónico, y usted puede acceder a ellos. Puede descargar los correos más antiguos y cambiar este valor predeterminado si lo desea. Tenga en cuenta que puede cambiar el valor predeterminado para que se descargue Menos correo también, así que si está luchando por espacio, es posible que desee cambiar el valor predeterminado de 1 año a 6 meses (o menos).

(Nota: esto solo afecta a las cuentas que usan un servidor de Microsoft Exchange, como Hotmail, live.com, O365 y algunas cuentas corporativas. Si está utilizando Outlook para descargar correo de otros proveedores como Google o Yahoo, esta configuración se ignora y todo el correo se descarga.)

Ahora que sabe la cantidad de datos que contienen sus carpetas, puede priorizar los que limpia.

Buscando correo viejo o grande

Si tiene el correo en muchas carpetas diferentes, puede buscar en correos más grandes o antiguos en todo su buzón..

Esto es muy útil si desea buscar correos con archivos adjuntos grandes que puede eliminar o pasar de Outlook a un disco duro o servicio en la nube. A modo de ejemplo, si desea buscar todos los correos de más de 5 MB, puede cambiar el campo "Buscar elementos con un tamaño mayor que" a 5000 kb y luego hacer clic en el botón "Buscar".

El panel de búsqueda estándar de Outlook vuelve con una lista de correos de al menos 5 MB.

Estos resultados solo devuelven correos electrónicos, pero puede cambiar el campo "Mirar" a cualquier tipo de archivo específico si desea lanzar una red más amplia.

Desde los resultados de búsqueda, puede abrir cada uno de los correos electrónicos y eliminarlos o eliminar los archivos adjuntos. No olvide guardar los archivos adjuntos antes de eliminarlos o eliminarlos si necesita guardarlos.

Comenzando un AutoArchivo

Puede configurar los parámetros de autoarchivo para cada carpeta individual en Outlook, algo que hemos cubierto antes como parte de una mirada más amplia para mantener Outlook funcionando sin problemas. Si ha configurado reglas de autoarchivo, puede iniciarlas en la limpieza del buzón haciendo clic en el botón "Autoarchivar".

Este proceso se desplaza a través de todas las carpetas en Outlook y aplica las reglas de autoarchivo que ha configurado. Si no has configurado nada, entonces puedes estar preocupado por presionar este botón por accidente, pero no te preocupes, la regla predeterminada de autoarchivo es no hacer nada..

Ver y vaciar los elementos eliminados

Si desea "eliminar suavemente" su correo moviéndolos a la carpeta Elementos eliminados y raramente lo vacía, esta opción es para usted.

Nota: A algunas personas les gusta usar su carpeta de Elementos eliminados como una especie de archivo, tirar cosas allí y nunca vaciar la carpeta. Esta no es una buena idea, ya que hay muchas maneras de vaciar la carpeta Elementos eliminados con demasiada facilidad. En su lugar, si necesita mantener un mensaje, configure un archivo!

Haga clic en "Ver tamaño de elementos eliminados" para ver cuánto espacio están ocupando sus elementos eliminados, luego respire hondo y haga clic en "Vaciar".

Esto eliminará todos los elementos de la carpeta Elementos eliminados. Si eso te asusta, tómate un momento para transferir cualquier correo importante a tu archivo primero, pero debes vaciar tus elementos eliminados regularmente y no usalo como un archivo.

Ver y eliminar correos de conflicto

La última opción en la limpieza del buzón es eliminar los mensajes de conflicto. Estos son correos electrónicos que Outlook cree que entran en conflicto con un correo electrónico existente porque tienen la misma información de encabezado. Normalmente esto se debe a problemas de sincronización temporal con el servidor de Exchange, y debería poder eliminar estos correos electrónicos sin ningún problema. Para ver si tiene algún correo electrónico en la carpeta Conflicto, haga clic en el botón "Ver tamaño de conflicto" para ver una versión filtrada de la ventana Tamaños de carpeta.

Si hay algún correo electrónico allí, cierre la ventana Tamaño de la carpeta y luego haga clic en el botón "Eliminar" en la ventana de limpieza del buzón.

Esa es la herramienta de limpieza de buzones. No es particularmente llamativo, pero es efectivo y útil..