Cómo usar archivos sin conexión en Windows para almacenar en caché los archivos en red sin conexión

El problema con el almacenamiento de todos sus archivos en un servidor de archivos o una máquina en red es que cuando abandona la red, ¿cómo va a acceder a sus archivos? En lugar de usar una VPN o Dropbox, puedes usar la función de Archivos sin conexión incorporada en Windows.

Nota: probablemente no debería usar esta guía para hacer que su colección de películas de 2 terabytes esté disponible sin conexión; si bien puede funcionar, no se recomienda solo porque la función de Archivos sin conexión no está diseñada para almacenar grandes cantidades de datos sin conexión.

Configuración de archivos sin conexión

Si eres nuevo en redes, asegúrate de consultar nuestra guía para redes Windows 7 con XP o Vista, o la guía sobre cómo compartir archivos e impresoras entre Windows 7 y XP..

Primero querrá conectarse a la PC que alberga la carpeta compartida. Hay varias formas de hacerlo, pero un método fácil es usar la combinación de teclas Windows + R para abrir el cuadro Ejecutar y luego escribir dos barras diagonales invertidas y la dirección IP o el nombre de host de la PC a la que desea conectarse. También puede hacer lo mismo en el cuadro de ubicación del Explorador de Windows, por supuesto.

Una vez que se conecte a la máquina (es posible que deba ingresar un nombre de usuario y una contraseña, según la configuración de su red), verá las carpetas que se comparten en la otra computadora. Haga clic con el botón derecho en la carpeta y seleccione Map Network drive. En la siguiente pantalla, se le pedirá que elija una letra de unidad y, opcionalmente, utilice diferentes credenciales.

Nota: de nuevo, podría asignar el disco de una manera diferente si desea.

Una vez que haya asignado una unidad y la haya abierto en el Explorador de Windows, puede ir a cualquier subcarpeta de la unidad y seleccionar "Siempre disponible sin conexión" en el menú contextual.

Una vez que se hayan procesado todos los archivos, recibirá un mensaje que le informará que estarán disponibles sin conexión..

Por ejemplo, he hecho que una única carpeta llamada "Personal" esté disponible sin conexión, que contiene un solo archivo de texto llamado Mis planes, que contiene "Texto Texto Texto Texto" como se ve a continuación.

Así que ahora, si se desconecta de la red, aún debería poder acceder a su documento, como se ve en la siguiente captura de pantalla:

Nota: Podrá ver una lista de las otras carpetas, ya que ha guardado una lista de las carpetas en la memoria caché, pero si intenta abrir una carpeta que no está disponible sin conexión, parecerá que está vacía hasta que se conecte a la red de nuevo.

Así que ahora que los archivos sin conexión están configurados, puede abrirlos y hacer cambios en ellos..

Iniciar manualmente una sincronización

Aunque la mayoría de las veces desea que la sincronización se realice automáticamente, siempre puede hacerlo manualmente si lo desea, haciendo clic con el botón derecho en la carpeta que contiene los archivos sin conexión, seleccionando Sincronizar -> Sincronizar los archivos sin conexión seleccionados en el menú contextual. Alternativamente, podría hacer esto por unidad.

Programación de trabajos de sincronización

Si prefiere automatizar las cosas, puede configurar la sincronización para que se realice automáticamente. Para hacer esto, escriba Centro de sincronización en el Menú de Inicio y presione enter. Cuando se abra el centro de sincronización, haga clic en el enlace Ver asociaciones de sincronización en el lado izquierdo, luego haga doble clic en los archivos sin conexión que aparecen en el lado derecho para obtener una lista de los archivos que están disponibles sin conexión..

Una vez que haya seleccionado la carpeta para la que desea programar la sincronización, el botón Programar estará disponible en la barra de menú. Una vez que lo seleccione, aparecerá una pantalla que le preguntará para qué carpetas desea crear un programa, y ​​un asistente lo guiará por el resto del proceso para configurar el programa..

Resolviendo conflictos

Si edita un archivo mientras está desconectado y alguien más en su red también edita el mismo archivo, tendrá un conflicto que debe resolverse. Windows omitirá la sincronización de esos archivos y los marcará como un conflicto, pero es fácil de solucionar.

Escribe Sync Center en el menú de inicio y presiona enter.

Cuando se abra el Centro de sincronización, haga clic en el enlace Ver conflictos de sincronización en el lado izquierdo, donde encontrará una lista de todos los archivos que no se sincronizaron..

Para resolver el conflicto, haga clic derecho en el archivo y seleccione Ver opciones para resolver desde el menú contextual.

Esto le dará las opciones de mantener la versión que creó mientras estuvo ausente, mantener la versión en el servidor que otra persona editó mientras estuvo ausente, o conservar ambas versiones y cambiar el nombre de la que creó..

Añadiendo un poco de seguridad

Puede agregar una capa de seguridad a sus archivos sin conexión mediante el uso de EFS (Sistema de cifrado de archivos), que está deshabilitado de forma predeterminada y debe estar habilitado. Nota: Esto solo cifrará sus archivos sin conexión y no los archivos en el servidor.

Para habilitar los archivos sin conexión, escriba Centro de sincronización en el menú de inicio y presione Entrar. Cuando se abra el Centro de sincronización, haga clic en el enlace Administrar archivos sin conexión en el lado izquierdo, que abrirá un cuadro de diálogo. Deberá cambiar a la pestaña Cifrado y luego hacer clic en el botón Cifrar.

Si bien la función de archivos sin conexión no es lo mismo que Dropbox, definitivamente es una característica útil que vale la pena ver si usa carpetas en red..