Ahorre tiempo con las carpetas de búsqueda personalizadas en Microsoft Outlook
La búsqueda en Outlook es bastante fácil, pero ¿por qué molestarse en escribir las mismas búsquedas una y otra vez si las realiza regularmente? Las carpetas de búsqueda personalizadas le permiten guardar esas búsquedas personalizadas para que pueda volver a ellas con solo un clic o dos.
Y aunque es tentador pensar que las Carpetas de búsqueda personalizadas son una búsqueda guardada, en realidad son más interesantes que eso. Dado que se actualizan automáticamente, en realidad funcionan más como carpetas virtuales, similar a la función de Etiquetas en Gmail, excepto que son más potentes. ¿Desea una carpeta que muestre solo los mensajes no leídos de una determinada persona y tenga uno o más archivos adjuntos? No hay problema.
Echemos un vistazo a cómo configurarlos.
Crear una carpeta de búsqueda predefinida en Outlook
Outlook ya tiene una serie de carpetas de búsqueda predefinidas que puede utilizar. No puede personalizar más ninguno de estos, pero vale la pena echarle un vistazo al principio, en caso de que cubran sus necesidades..
Para comenzar, encontrará sus carpetas de búsqueda en la parte inferior de la lista de carpetas en su archivo de datos de Outlook en el lado izquierdo de la ventana. Cada archivo de datos tiene su propia carpeta de búsqueda, por lo que si usa Outlook para verificar más de una cuenta, puede configurar diferentes carpetas de búsqueda para cada una..
Sin embargo, ni siquiera podrá seleccionar esa carpeta de "Carpetas de búsqueda" hasta que haya creado su primera carpeta de búsqueda. Para crear una carpeta de búsqueda, cambie a la pestaña "Carpeta" en la cinta de opciones y luego haga clic en el botón "Nueva carpeta de búsqueda".
Esto abre la ventana Nueva carpeta de búsqueda. Verá un montón de carpetas de búsqueda predefinidas organizadas en categorías como Lectura de correo, Correo de personas y listas, y Organización de correo. La mayoría de las carpetas se explican por sí mismas, por lo que no las cubriremos en detalle; solo puede examinarlas.
Aquí, estamos creando una nueva carpeta de búsqueda que muestra el correo no leído. Es una carpeta de búsqueda muy útil para tener a mano, ya que muestra todo el correo no leído, sin importar en qué carpeta esté almacenada. Simplemente haga clic en la carpeta de búsqueda que desea crear y luego presione el botón "OK".
Bastante simple, ¿verdad? Ahora, veamos cómo crear sus propias carpetas de búsqueda personalizadas, que son mucho más potentes..
Crear una carpeta de búsqueda personalizada en Outlook
Las carpetas de búsqueda personalizadas le permiten criterios adicionales que las carpetas de búsqueda predefinidas no incluyen; puede buscar prácticamente por cualquier campo que contenga un mensaje de Outlook. Más importante aún, puede crear una carpeta de búsqueda personalizada que use múltiples criterios para seleccionar mensajes. Por ejemplo, podría tener un solo mensaje de ciertas personas y palabras específicas en la línea de asunto.
Para crear una carpeta de búsqueda, cambie a la pestaña "Carpeta" en la cinta de opciones y luego haga clic en el botón "Nueva carpeta de búsqueda".
En la ventana Nueva carpeta de búsqueda, desplácese hacia abajo hasta el final de la lista, seleccione la opción "Crear una carpeta de búsqueda personalizada" y luego haga clic en el botón "Elegir" que aparece.
En la ventana Carpeta de búsqueda personalizada, escriba un nombre para su carpeta.
A continuación, configurará los criterios para la búsqueda, así que presione el botón "Criterios".
La ventana de Criterios de Carpeta de Búsqueda le permite realmente personalizar su búsqueda, y puede seleccionar tantos criterios disponibles como desee.
La pestaña "Mensajes" contiene criterios básicos que le permiten buscar palabras específicas en el asunto o el cuerpo del mensaje, los remitentes y los destinatarios. También puede limitar la búsqueda a los mensajes en los que es la única persona en la línea "Para" o en la línea "Para" o "Cc" con otras personas.
E incluso puede especificar un intervalo de tiempo para los mensajes en función de cuándo se recibieron, enviaron, modificaron, etc. Así, por ejemplo, solo podría mostrar los mensajes recibidos en los últimos siete días..
La pestaña "Más opciones" proporciona aún más criterios para reducir su búsqueda. Puede buscar por mensajes en categorías específicas, aquellos que no están leídos o tienen archivos adjuntos, por la importancia del mensaje, aquellos que están marcados o no, e incluso por el tamaño real del mensaje. Este último puede ser útil para encontrar y eliminar archivos adjuntos grandes, por cierto.
La pestaña "Avanzado" le permite agregar criterios basados en todos los campos que un objeto de Outlook puede almacenar. Hay un montón de ellos, así que no los cubriremos aquí. Pero si necesita buscar por algo que no ha encontrado en las otras pestañas, es probable que lo encuentre haciendo clic en el botón "Campo" y navegando por los menús..
Cuando haya terminado de configurar todos los criterios que desea en esas tres pestañas, siga adelante y haga clic en el botón "Aceptar" para volver a la ventana Carpeta de búsqueda personalizada. Hay una cosa más que deberías configurar aquí antes de que hayas terminado.
De manera predeterminada, la búsqueda personalizada que cree se extraerá de todas las carpetas en su archivo de datos de Outlook. Si desea limitarlo a solo ciertas carpetas, haga clic en el botón "Examinar".
En la ventana Seleccionar carpetas, seleccione las carpetas que desea incluir en la búsqueda y luego haga clic en el botón "Aceptar".
Y luego, de vuelta en la ventana principal de Personalizar, siga adelante y haga clic en "Aceptar" nuevamente..
Outlook crea la carpeta de búsqueda personalizada y la agrega a su vista de carpeta.
Una vez que aprendas a usarlo, la función Carpeta de búsqueda personalizada es bastante potente. Aquí hay algunos ejemplos de cosas para las que podría usar las carpetas de búsqueda:
- Mensajes hacia y desde tu jefe
- Mensajes con indicadores de seguimiento no resueltos por categoría (por ejemplo, puede buscar solo los elementos sin resolver en la categoría personal)
- Mensajes de gran importancia.
- Mensajes desde y hacia un cliente (incluso podría usar su dominio completo en el cuadro de búsqueda y elegir buscar todos los campos)
- Mensajes con archivos adjuntos que superan cierto tamaño (ideal para eliminar archivos adjuntos grandes y reducir el tamaño de su archivo de datos)
Y eso apenas araña la superficie. Entonces, ¿qué tipo de carpetas de búsqueda creas? Háganos saber en los comentarios.!
