La guía para principiantes de Microsoft Outlook 2013
Muchos de nosotros anhelamos organización y productividad. Si ya usa Microsoft Office, entonces ya tiene la herramienta definitiva para satisfacer ese deseo: Outlook 2013.
Outlook es vital en muchas organizaciones, no solo por sus obvias habilidades de correo electrónico, sino también por sus talentos de contactos, tareas y contactos. Una compañía típica puede conectar Outlook a un servidor de Exchange, y todos pueden compartir la misma libreta de direcciones y calendarios, lo que la convierte en una excelente herramienta para la colaboración a nivel empresarial.
Desafortunadamente, la mayoría de las personas no tienen un servidor de Exchange configurado en su hogar y probablemente ni siquiera saben qué es eso. Pero, está bien, Outlook funciona igual de bien en la computadora de su hogar y seguirá brindando todas las características que lo convierten en una herramienta de productividad tan poderosa: correo electrónico, tareas, citas, libretas de direcciones y mucho más.!
Trabajar con Outlook - Una minúscula guía
Outlook no te deslumbrará cuando lo abras por primera vez. Para todos los efectos, es otra aplicación en el ecosistema de Microsoft Office y, como tal, tendrá muchos elementos familiares..
Sin embargo, a diferencia de otras aplicaciones populares de Office, Outlook se basa en gran medida en sus diferentes funciones: Word es principalmente para crear documentos de texto, Excel es todo acerca de las hojas de cálculo, PowerPoint hace presentaciones, pero Outlook es una aplicación de muchas características..
La vista predeterminada de Outlook es la bandeja de entrada, en la parte superior está la cinta, que se oculta en esta vista para ahorrar espacio en la pantalla.
Amarlos o odiarlos, las cintas están en todas partes en toda la Oficina. No necesitamos pasar más tiempo repasando los méritos relativos de su existencia, obviamente están aquí para quedarse. Dicho esto, recuerde siempre que si desea ocultar o mostrar rápidamente la cinta de opciones, solo use CTRL + F1.
Si hace clic en cualquiera de las funciones del menú en la parte superior, se muestra la cinta de opciones y puede elegir funciones y herramientas. Si desea que la cinta de opciones persista, puede usar "CTRL + F1" o hacer clic en el pequeño icono de chincheta en la esquina inferior derecha.
La pestaña Inicio en la Cinta cambia contextualmente según el modo en el que se encuentre. En la captura de pantalla anterior, vemos nuestras opciones para Correo.
A continuación, la pestaña Inicio ha cambiado para reflejar las opciones del calendario. Tenga en cuenta que la Cinta está anclada, por lo que el marcador se ha cambiado a una flecha en caso de que desee contraerla nuevamente (o use "CTRL + F1").
Las pestañas restantes de la cinta de opciones - Enviar / Recibir, Carpeta, Ver y, por supuesto, Archivo - son en gran medida coherentes para el modo en el que se encuentre. Las examinaremos más de cerca en la siguiente sección.
Echemos un vistazo rápido a cómo moverse entre modos y cambiar tu vista. A lo largo del borde izquierdo, verá el panel de carpetas. En la parte inferior de este panel hay accesos directos a los modos de Outlook. En este ejemplo, verá iconos para la Bandeja de entrada, Calendario, Personas, Tareas, etc..
Si hace clic en la flecha en la parte superior del panel de navegación, expandirá el panel, que mostrará el árbol de carpetas de su cuenta de correo electrónico..
Del mismo modo, si cambia al modo Calendario, verá la vista correspondiente en el panel de carpetas.
Haga clic en los tres puntos para acceder a otros modos de Outlook, como Notas, Carpetas y Atajos de Outlook. Elija las "Opciones de navegación" y podrá cambiar el orden en que aparecen los elementos de navegación..
La desactivación de la "navegación compacta" atraerá a los usuarios con pantallas de mayor resolución. También puede aumentar o reducir la cantidad de elementos que aparecen y el orden en que aparecen..
Enviar recibir
La pestaña Enviar / Recibir está orientada específicamente hacia las funciones de la Bandeja de entrada, pero también aparecerá en los otros modos (Calendario, Tareas, etc.), aunque no tendrán la misma funcionalidad.
Por ejemplo, aquí vemos la pestaña Enviar / Recibir del calendario, que evita la sección Servidor.
Dependiendo del tipo de protocolo de correo que esté utilizando (en la primera captura de pantalla, estamos trabajando con una cuenta IMAP), puede o no tener la capacidad de descargar solo encabezados o marcar / desmarcar mensajes para descargar, etc..
Las opciones de envío y recepción dependen de la forma en que configures tus cuentas de correo electrónico, pero en pocas palabras: recomendamos IMAP.
Carpeta
En general, la pestaña Carpeta es bastante consistente en todos los modos, con la notable excepción del Calendario. A continuación, verá la pestaña Carpeta de la bandeja de entrada, que le permite realizar todo tipo de administración de carpetas (si no está utilizando una cuenta IMAP, no verá la pestaña IMAP).
El botón Configuración de Autoarchivar es un poco confuso, ya que no afecta realmente la forma en que su bandeja de entrada archiva automáticamente el correo antiguo. Si desea mantener su huella de correo pequeña y más fácil de administrar, deberá abrir las opciones y asistir a la configuración de Autoarchivar allí. Abra las Opciones y seleccione la categoría "Avanzado".
Una vez que localice la opción de Autoarchivar, haga clic en el botón "Configuración de Autoarchivar ..." para abrir un cuadro de diálogo mucho más útil que el que se le da en la Cinta..
Como mencionamos, la mayoría de las pestañas de Carpetas son bastante consistentes en Outlook, excepto en el Calendario, que se ocupa de funciones específicas del calendario. Por ejemplo, no copia o mueve carpetas, copia o mueve calendarios, etc..
En su mayor parte, realizará una gran cantidad de administración de carpetas con respecto a su bandeja de entrada porque, obviamente, el correo electrónico puede volverse difícil de manejar y abrumador si no tiene una buena estructura y organización de carpetas..
Ver
Las opciones de Vista contienen las siguientes funciones esenciales. Esta es la pestaña Ver como se ve desde la bandeja de entrada.
Tenga en cuenta el botón de la ventana de Recordatorios, que puede abrir en cualquier momento para revisar sus recordatorios, por ejemplo, si omitió uno o si omitió uno distraído. Si tienes algún recordatorio que muestra, puedes elegir descartar cada uno, presionar el botón de repetición o simplemente descartar todo de una vez..
Las otras pestañas Ver variarán según el modo. Lo siguiente se atribuye al Calendario, que agrega la capacidad de cambiar la vista actual, la disposición, el color y el diseño. Nuevamente, la sección Diseño hace muchas de las mismas cosas en Outlook, pero es importante tener en cuenta que no es universal, por lo que lo que habilite en las Tareas, el Calendario o los modos de correo electrónico no se replicará en toda la aplicación.
Además, es importante prestar atención a la sección de Arreglo. Así es como se ve la sección de Arreglos en el modo Tareas. Observe cómo puede ordenar y cambiar la vista Tareas para obtener el máximo impacto.
El uso de la pestaña Vista de acuerdo con sus preferencias le permitirá cortar y clasificar la información rápidamente a medida que aumenta y aumenta con el tiempo. Su calendario no se quedará vacío, sus tareas se multiplicarán, el correo se acumulará, por lo que el uso de diferentes arreglos y diseños puede ayudarlo a ser mucho más productivo en lugar de agitarse ciegamente..
Cintas de funcion
Discutamos ahora cómo cambian sus opciones de una función a otra. Aquí tiene todo lo que necesita para aprovechar un mensaje de correo electrónico básico, agregar archivos adjuntos, etiquetas y dar formato a su texto. No hay nada demasiado complicado y deberías poder producir un increíble mensaje de correo electrónico.
Compare esto con la Cinta de tareas, a la que se puede acceder iniciando o abriendo una tarea. Tómese un momento para observar lo diferente que es de la cinta de mensajes..
Compare eso con la pestaña Insertar. La pestaña Insertar es estática en todo Outlook, podrá afectar el contenido de su mensaje, tarea, evento del calendario, etc. usando las mismas opciones y funciones.
Los mensajes de correo electrónico sí agregan una pestaña de Opciones, que tiene algunas características útiles. Más allá de los temas, que pueden o no serle de utilidad, existe la opción BCC (copia oculta, para cuando desea ocultar destinatarios del encabezado del correo electrónico) y las funciones de seguimiento. En general, aquí no hay nada de importancia crítica, pero si alguna vez necesita solicitar un recibo de entrega o lectura, la pestaña Opciones es el lugar para ir.
La pestaña Formato de texto es la misma, independientemente de la función en la que estés involucrado, y no hay mucho de qué hablar. Esta pestaña tiene un parecido sorprendente con las funciones de formato que se encuentran en Word, por lo que si usa Word para escribir y formatear documentos, es probable que estos controles le resulten familiares..
Finalmente, la pestaña Revisar es la pestaña "just-in-case". Puede usar las herramientas de revisión de esta pestaña para revisar su ortografía y gramática, encontrar una palabra mejor y simplemente averiguar cuántas palabras hay en su correo electrónico / tarea / reunión.
La pestaña Revisión es la misma en toda la aplicación de Outlook. Tenga en cuenta también que contiene funciones de idioma, aquí puede configurar sus preferencias de idioma y sus preferencias de revisión. También puede traducir elementos tales como si se corresponde con un socio extranjero o si alguien envía un poco de texto en otro idioma..
Eso es en gran medida a la funcionalidad adicional en Outlook. Obviamente, omitimos muchos detalles, pero sentimos que una vez que comprendes la naturaleza del sistema Ribbon. Cuando quieres usar una función, sabes dónde buscarla.
Configuración de su cuenta de correo electrónico de forma automática y manual
Vamos a discutir brevemente la configuración de una cuenta de correo electrónico de forma automática y manual. Cuando inicie Outlook por primera vez, le molestará configurar una cuenta..
Tiene una opción, puede configurar Outlook inmediatamente con una cuenta de correo electrónico, o puede omitir esta parte y agregar una cuenta más tarde.
Si elige "No", entonces aparecerá un mensaje de advertencia que le indicará que Outlook es bastante aburrido sin al menos una cuenta de correo electrónico. Por supuesto, todavía puede usarlo para hacer un seguimiento de tareas, notas, mantener un calendario y otras cosas, pero Outlook es realmente una experiencia centrada en el correo electrónico..
Con eso en mente, configuraremos Outlook con una cuenta de correo electrónico. Inicialmente puede intentar hacerlo automáticamente, donde ingresará cierta información superficial sobre su cuenta y la aplicación intentará detectar automáticamente la configuración..
A veces esto funciona, algo que no funciona. Si lo hace, entonces ganas, y puedes saltar a la siguiente sección. Si no lo hace o sabe que necesita configurar un tipo de servidor adicional, seleccione la opción "Configuración manual" y haga clic en "Siguiente" para continuar.
Por razones de conveniencia, configuraremos una cuenta preexistente usando el método automático. Vamos a describir los métodos manuales en un momento. Si necesita configurar una cuenta manualmente, le sugerimos que pase directamente a esa sección. Mientras tanto, simplemente usamos una cuenta de Outlook.com, proporcionamos nuestra contraseña y ve el resultado a continuación..
El uso de Outlook.com es una forma fácil de salir, si desea configurar un correo que no sea de Microsoft, probablemente deba configurarlo manualmente. Si no sabe cómo hacerlo, le recomendamos que busque cómo configurar Outlook con su correo electrónico en particular..
Dicho esto, en nuestro sencillo ejemplo, hacemos clic en "Finalizar" y luego Outlook se abre en nuestra brillante y nueva bandeja de entrada..
Configuración de cuenta manual
Ahora que ha comprendido bastante bien las funciones básicas de Outlook, volvamos y analicemos cómo configurar más cuentas de correo electrónico. Es muy probable que seas como muchas otras personas y tengas dos o más cuentas de correo electrónico. Afortunadamente, puede configurar Outlook para que funcione con muchas cuentas de correo electrónico diferentes, incluidas POP e IMAP, y puede tener tantas cuentas como pueda manejar personalmente..
POP e IMAP?
Entonces, ¿qué queremos decir con hablar de POP e IMAP??
POP o Post Office Protocol ha existido desde siempre, y si alguna vez ha usado un cliente de correo electrónico para conectarse a su correo electrónico proporcionado por el ISP, o puede obtener su correo de un servicio de correo web, es probable que se haya conectado mediante POP. POP es genial para descargar tus mensajes..
Si configura su cuenta para que funcione con IMAP, Outlook copiará su estructura de carpetas en línea y, por lo general, solo sincronizará el valor del correo electrónico de unas pocas semanas a la vez. Su correo electrónico no se eliminará del servidor, y puede elegir simplemente descargar solo los encabezados de los mensajes, lo cual es fantástico si tiene miles de mensajes en sus carpetas.
Así que tienes POP, que es obsoleto y algo así como llevar un machete a tu correo electrónico, y luego está IMAP, que es más refinado, moderno y más adecuado si deseas mantener la misma bandeja de entrada en línea y fuera de línea..
Como dijimos, creemos que IMAP es el método muy superior..
Agregar y administrar varias cuentas de correo electrónico
Agregar y administrar varias cuentas de correo electrónico en Outlook es muy simple. Si desea agregar una nueva cuenta de correo electrónico, haga clic en la pestaña "Archivo" en la cinta de opciones y haga clic en "Agregar cuenta". Aparecerá la pantalla de configuración automática de la cuenta. Si desea (o necesita) configurar su cuenta manualmente, seleccione "Configuración manual" y haga clic en "Siguiente".
Como mencionamos anteriormente, su elección entre los tipos de cuenta probablemente será POP o IMAP, y su proveedor de correo electrónico generalmente detallará la configuración de su cuenta como una u otra. Es decir, si usa Gmail o Yahoo !, o incluso el correo electrónico que le da su proveedor de servicios de Internet, debe consultarlos o a Internet para obtener instrucciones específicas y configuraciones que necesitará para usarlo con Outlook..
Por otro lado, si está utilizando Outlook.com u otro servicio de tipo Exchange ActiveSync, entonces la información será bastante simple de proporcionar.
Una vez que haya agregado sus cuentas, si alguna vez necesita administrarlas, puede elegir la cuenta con la que desea tratar desde el selector desplegable en la parte superior de la página Información de la cuenta que se encuentra en la pestaña Archivo.
Haga clic en "Configuración de la cuenta" y "Configuración de la cuenta", de nuevo. Desde la ventana resultante, puede crear una nueva cuenta, reparar una actual, eliminarla, establecerla como predeterminada (si tiene más de una) y, por supuesto, cambiar cualquier configuración si es necesario..
Aquí vemos la configuración de una cuenta de Outlook.com. No hay mucho que podamos hacer, aunque si recientemente cambió su contraseña, puede corregirla rápidamente aquí.
A continuación se muestra una configuración de IMAP, que se configuró a mano de acuerdo con la configuración proporcionada por Google.
Vaya, hay mucho más que hacer allí, e incluso tenemos que profundizar en "Más configuraciones ..." para jugar con los puertos del servidor.
Recuerda, solo tienes que hacer este tipo de cosas una vez, y luego olvidarlo. A menos que más tarde cambie una contraseña, o desee agregar / eliminar una cuenta, entonces su trabajo con la configuración de la cuenta de correo electrónico está efectivamente terminado.
Si desea obtener más información sobre cómo agregar cuentas IMAP de Gmail a Outlook, tenemos una pequeña guía práctica que le ayudará con eso..
Listo, Set, E-mail!
Si bien puede estar satisfecho usando solo Gmail o solo Yahoo! Correo para uso diario, si usa varias cuentas de correo electrónico, como personal, profesional y / o de trabajo, entonces tener un cliente de correo como Outlook puede eliminar el cambio de cuentas, agregar citas a su calendario o administrar tareas.
Es una solución real, viable, todo en uno, y dado el enfoque renovado de Microsoft en el paquete Office, sigue siendo una parte relevante de las rutinas diarias de muchos usuarios..
Una vez que sus cuentas de correo electrónico estén configuradas y listas, puede comenzar a usar Outlook y explorar todas sus funciones. Es probable que le resulte bastante fácil de usar, y hay mucho más que How-to Geek puede ayudarlo con artículos anteriores, o simplemente investigando en nuestro foro de discusión..
