El sistema simple de sobres para mantener registros financieros

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No se preocupe por no tener el tiempo para ingresar tediosamente todas sus transacciones financieras en una hoja de cálculo o programa complicado. El sistema de sobres para mantener registros financieros es de bajo mantenimiento, rentable y fácil de implementar en poco tiempo. Todo lo que necesita son algunos sobres, una banda elástica, un bolígrafo, un sacapuntas, un marcador, una caja de almacenamiento, una hora al final del mes y todos los recibos del mes..

El sistema de sobres es una forma simple y divertida de guardar, organizar y almacenar sus recibos y mantener registros financieros confiables.

Paso 1: Guarde todos sus recibos durante el mes

A lo largo del mes, obtenga un recibo por cada compra que realice. Si un cajero no le da su recibo, no olvide preguntar. Al hacer compras en línea, asegúrese de imprimir los recibos de inmediato. Si puede, imprímalos en papel fino y formatéelos para que tengan una forma y tamaño similares a los recibos normales.

Mantenga sus recibos en su billetera hasta que comiencen a desbordarse, luego colóquelos en un sobre designado en su casa. Asegúrese de etiquetar el sobre algo así como "Recibos actuales" y manténgalo en un lugar seguro y de fácil acceso.

Paso 2: Organice sus recibos al final del mes

Antes de que pueda almacenar sus registros de manera ordenada, debe organizar los recibos. Y antes de poder organizarlos, necesita finalizar cada recibo individualmente.

Ir a través de cada uno y resaltar:

• La fecha
• La cantidad total gastada (o reembolsada)
• El tipo de transacción (por ejemplo, efectivo, débito, cheque, tarjeta de regalo)

Asegúrese de usar un resaltador de color claro para que la tinta del recibo todavía se vea. Algunos recibos tienen una tinta muy ligera que se desvanece una vez resaltada. En ese caso, simplemente resalte debajo de la información en línea recta para que no se filtre en la información.

Después de resaltar, anote las notas directamente en los recibos, según sea necesario:

• Tome nota de los gastos deducibles de impuestos que pueden estar relacionados con el negocio o con fines benéficos
• Anote las devoluciones, por qué se hicieron, cuánto dinero se reembolsó y los nuevos totales netos.
• Etiquete todos los recibos en los que no sea inmediatamente evidente dónde se realizó la compra, a quién se realizó o por qué se realizó
• Anote las notas misceláneas que lo ayudarán a mantener un mejor registro, posiblemente a obtener rendimientos futuros, hacer un presupuesto en el futuro y ser un mejor consumidor (p. Ej., Observar cómo un cupón determinado le ahorró a la mitad, cuando ocurrió una gran venta, etc. )

Si descubre que no hay espacio suficiente en un recibo en particular para tomar estas notas, escríbalas en un pequeño trozo de papel y engánchelo en la parte posterior del recibo correspondiente. Asegúrese de escribir un recordatorio en el recibo para hacer referencia a las notas adicionales en la página siguiente.

Este es el aspecto que debe tener un recibo finalizado (tenga en cuenta que se grapa con otros recibos que se encuentran debajo):

Una vez que haya terminado de tomar notas, organice el lote en orden cronológico y engápelo. Alternativamente, puede utilizar un clip de papel. No importa si usa un orden cronológico inverso en su lugar (con los recibos más recientes en la parte superior) pero lo que elija, manténgalo consistente. De lo contrario, tendrá dificultades para localizar recibos individuales más adelante cuando tenga que cambiar entre dos sistemas de pedidos diferentes.

Paso 3: Almacene sus recibos usando sobres y cajas

Una vez que prepare el lote mensual de recibos, colóquelo en un sobre. Es posible que tenga que doblar algunos recibos para que el lote se ajuste. Considere codificar por colores un sobre para la temporada o el mes si eso le ayuda a mantenerse organizado.

Luego, doble el sobre cerrado (sin sellarlo) y gírelo. Use un sharpie negro o de color oscuro para etiquetar el sobre. Sigue el ejemplo a continuación, con el mes y el año en la parte superior izquierda, o etiqueta de una manera que sea más fácil para ti trabajar con.

Una vez que haya recogido más de un mes, apile los sobres en orden cronológico (manténgalos en consonancia con el pedido que tiene para los recibos reales). Ponga una banda de goma alrededor del paquete.

Al final del año, tendrá todos sus registros financieros agrupados en doce sobres. A lo largo de varios años, reunirás múltiples paquetes..

Mantenga sus paquetes de sobres almacenados en una caja. Mantenga la caja en un lugar seguro y de fácil acceso. Con el tiempo, puede acumular varias cajas, que serán fáciles de apilar y almacenar. Y siempre que necesite hacer referencia a sus registros financieros, será fácil encontrarlos y acceder a ellos..

Es ideal usar una caja visualmente atractiva que represente sus objetivos financieros. El cuadro en el ejemplo a continuación muestra sillas cómodas en una relajante escena de playa, ya que más tiempo de vacaciones es una medida del éxito financiero.

Con el sistema de sobre fácil de implementar, puede mantener todos sus registros financieros en un solo lugar con poca molestia. Y puede mantenerlo divertido usando bolígrafos, marcadores y sobres de colores, y una caja visualmente atractiva que lo mantiene enfocado en el éxito financiero!