Cómo establecer un mensaje de ausencia en Outlook
Saliendo de la oficina pronto y necesito configurar una Fuera de la oficina, Lejos o Vacaciones mensaje en Outlook? Usted pensaría que sería muy fácil, pero desafortunadamente no lo es. En realidad, hay dos formas de crear una respuesta automática y depende de si Outlook es independiente o usa Microsoft Exchange..
Si se encuentra en un entorno corporativo y Outlook está conectado a MS Exchange, es muy fácil configurar una respuesta de fuera de la oficina. Revisemos primero ese método y luego analizaremos cómo hacerlo si no está utilizando Exchange.
Mensaje de fuera de la oficina con intercambio
En Office 2007 y anteriores, vaya a Herramientas y haga clic en Asistente Fuera de la Oficina. Tenga en cuenta que esto debería estar allí automáticamente en Outlook 2003 y Outlook 2007 cuando se usa Exchange. Si no ve la opción, no está utilizando Exchange.
En Office 2010 y Office 2013, debe hacer clic en Expediente pestaña, entonces Información y verás un botón llamado Respuestas automáticas (Fuera de la oficina).
En Office 2007 y anteriores, haga clic en el En este momento no estoy en la oficina botón de radio y escriba el mensaje en el Respuesta automática caja.
Continúe y marque la fecha en que saldrá hasta que llegue la información de contacto en caso de que haya una emergencia, etc. Si hace clic en Aceptar, todos recibirán este mensaje hasta que regrese a este cuadro de diálogo y lo cambie a Actualmente estoy en la oficina.
También puede agregar reglas a los mensajes entrantes mientras está fuera de la oficina haciendo clic en Añadir regla. Esto es útil si desea realizar ciertas acciones en correos electrónicos provenientes de diferentes personas. Por ejemplo, si recibe un correo electrónico de un cliente, es posible que desee reenviarlo a su teléfono o responder con una plantilla de correo electrónico diferente a la utilizada para los empleados internos. Si no sabes cómo usar las reglas, lee mi publicación anterior sobre cómo crear reglas de Outlook.
En Outlook 2010 y 2013, es un poco diferente. Cuando haces clic en Respuestas automáticas, Obtendrá un cuadro de diálogo emergente como el que se muestra a continuación.
Selecciona el Enviar respuestas automáticas botón y luego compruebe el Solo enviar durante este rango de tiempo caja si sabes las fechas exactas te habrás ido. Si lo deja sin marcar, simplemente dejará la respuesta automática activada hasta que manualmente venga y seleccione No enviar respuestas automáticas..
Lo que también es bueno de esta versión es que puede tener una configuración de respuesta automática separada para las personas internas y externas a su organización. Una vez más, al igual que con las versiones anteriores de Office, haga clic en Reglas Si desea agregar excepciones a la respuesta automática..
Mensaje de fuera de la oficina sin intercambio
Así que esto es genial si tiene Outlook con Exchange, pero ¿qué sucede si no tiene acceso a Asistente Fuera de la Oficina o Respuestas automáticas? Bueno, hay una manera de emular al asistente de fuera de la oficina mediante la creación de una regla de respuesta automática junto con una plantilla de fuera de la oficina. Aquí están los pasos a continuación.
Paso 1: Primero cree un nuevo mensaje en Outlook como si fuera a escribirle a alguien un correo electrónico. No ponga nada en los cuadros TO o CC. Escriba su mensaje de correo electrónico de distancia y ponga un asunto también.
Haga clic en el botón de Microsoft Office o Expediente pestaña en las nuevas versiones de Office y elija Guardar como. En el cuadro combinado Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Outlook. Escriba un nombre como Respuesta Fuera de la Oficina en el Nombre del archivo cuadro y haga clic Salvar.
Paso 2: Ahora todo lo que tenemos que hacer es crear una regla y decirle a Outlook que use la nueva plantilla de correo electrónico que acabamos de crear. Para Office 2007, haga clic en el Herramientas menú e ir a Reglas y Alertas.
En Office 2010 y 2013, haga clic en el Casa pestaña, luego haga clic en Reglas y luego haga clic en Gestionar reglas y alertas.
Haga clic en Nueva regla debajo Reglas de correo electrónico para crear una nueva regla de Outlook.
Bajo la seccion Comenzar desde una regla en blanco, seguir adelante y hacer clic en Revisa los mensajes cuando lleguen en versiones anteriores de Office o Aplicar la regla en los mensajes que recibo.e en versiones más recientes de Office, haga clic en Siguiente.
A continuación, tendrá que elegir qué condiciones, si las hay, desea verificar. Para las respuestas automáticas fuera de la oficina, normalmente no reviso nada, ya que quiero que se aplique a cualquier correo electrónico que reciba.
Haga clic en Siguiente y luego debajo de Comportamiento, Marque la casilla que dice "Responder utilizando una plantilla específica”Y luego en el segundo cuadro de texto en la parte inferior, haga clic en el enlace que dice una temperatura específicatarde.
Ahora seleccione la plantilla que creó anteriormente de la lista de plantillas. Si no ve su plantilla, haga clic en Pase a ver cuadro combinado y elija Usar plantillas en el sistema de archivos.
Hacer clic Abierto y luego haga clic Terminar. Ahora, cada vez que reciba un nuevo correo electrónico, se enviará una respuesta automática utilizando su plantilla de respuesta automática. Outlook recuerda a quién envía los mensajes y solo lo enviará una vez a cada dirección de correo electrónico.
Para desactivarlo, debe volver a las Reglas y alertas y desmarcar la casilla junto a la regla. Además, debe asegurarse de que Outlook esté abierto en su computadora antes de irse para que pueda enviar las respuestas automáticas. Si tiene alguna pregunta, no dude en dejar un comentario. Disfrutar!
