Cómo rastrear cambios en Excel

¿Está buscando una forma de realizar un seguimiento de los cambios realizados en una hoja de cálculo de Excel? Hay muchos casos en los que tiene que distribuir un archivo a varias personas y hacer un seguimiento de los cambios realizados. Es posible que desee realizar un seguimiento de cuándo se realizó el cambio, quién realizó el cambio, en qué celda se produjo el cambio y qué datos se modificaron..

Excel tiene funciones de seguimiento integradas que pueden manejar todos los casos anteriores. Puede revisar fácilmente todos los cambios directamente en la hoja de trabajo y también puede aceptar o rechazar cada cambio. Hay algunos puntos para recordar acerca de las características de seguimiento de Excel:

1. Activar el seguimiento no significa que pueda revertir la hoja de cálculo en el tiempo anterior a un estado anterior deshaciendo los cambios. Es básicamente un archivo de registro que registra todo y eso es todo. Puede ir manualmente y ver qué datos se eliminaron o agregaron, pero tendrá que realizar los cambios en la hoja de cálculo..

2. Activar el seguimiento no significa que todos los cambios que realice se registrarán. Se realiza un seguimiento de todos los datos almacenados en una celda, pero otros cambios como el formato no. Otros cambios que no se rastrean incluyen ocultar y mostrar filas y columnas, comentarios y valores de celda que cambian debido al recálculo de una fórmula.

3. El historial de cambios solo se mantiene durante 30 días de forma predeterminada. Si realiza cambios en una hoja de cálculo de Excel y luego vuelve a abrir el libro 45 días después, podrá ver el historial de cambios de los 45 días hasta que cierre el libro. Cuando lo cierre, cualquier historial de cambios con más de 30 días desaparecerá. Eso significa que la próxima vez que lo abra, no podrá ver el cambio que realizó 45 días antes..

4. Cada vez que active el seguimiento, el libro se convertirá en un libro compartido. Esto significa que varios usuarios realizarán cambios en el documento..

Ahora que conoce algunos aspectos básicos de cómo funciona el seguimiento en Excel, hablemos sobre cómo habilitarlo, cambie la configuración y realice un seguimiento de los cambios.!

Habilitando el seguimiento

Sigamos adelante y activemos el seguimiento primero. Abre Excel y haz clic en el revisión pestaña en la cinta. En el extremo derecho, debería ver una opción llamada Cambio de camino bajo la Cambios sección.

Haga clic en el botón y elija Cambios destacados. Obtendrás un cuadro de diálogo donde ahora debes marcar la opción “Rastrea los cambios durante la edición. Esto también comparte tu libro ”.

Tienes varias opciones aquí incluyendo Cuando, Quien, y Dónde. por Cuando, Todos Significa que cada cambio será resaltado. También tiene la opción de resaltar los cambios de la última vez que guardó el documento, desde una fecha específica o los cambios que aún no se han revisado..

Si chequeas Quien, puede elegir seguir los cambios realizados por cualquier persona o los cambios realizados por todos, excepto usted. los Dónde Esta opción le permite realizar un seguimiento de los cambios solo para una parte específica de la hoja de cálculo. Simplemente haga clic en el botón a la derecha y seleccione el rango de celdas de las que desea realizar un seguimiento.

Finalmente, puedes desmarcar la Resaltar cambios en pantalla Opción si no desea que otros sepan que está realizando un seguimiento de los cambios. De forma predeterminada, una vez que comienza el seguimiento y se selecciona esta opción, cualquier celda modificada mostrará una pequeña flecha en la parte superior izquierda para indicar que se cambió.

Además, si hace clic en una celda modificada (con Resaltar cambios en pantalla activado), aparecerá una pequeña ventana emergente que muestra el valor y el cambio del valor y en qué momento. Si deselecciona la opción Resaltar cambios en la pantalla, ese pequeño triángulo negro no aparecerá.

Por lo tanto, lo que puede hacer, por ejemplo, es ocultar los cambios en la pantalla al no marcar la casilla, enviar su archivo a todas las personas que tienen que realizar cambios y, cuando lo recupere, simplemente vaya a Cambio de camino y vuelve a marcar la casilla.

Configurar seguimiento

El siguiente paso es echar un vistazo a la configuración de seguimiento y ajustarla para que se ajuste a sus necesidades. Para ello, haga clic en el Compartir libro de trabajo botón que está directamente a la izquierda de la Cambio de camino botón. Haga clic en el Avanzado pestaña cuando el Compartir libro de trabajo aparece un diálogo.

Aquí puede cambiar la cantidad de días para mantener el historial de cambios en un valor distinto a 30 días. De forma predeterminada, los cambios se actualizan cuando se guarda el archivo, pero puede hacerlo para que se realice automáticamente cada pocos minutos. Por último, puede elegir cómo desea tratar los conflictos: ya sea preguntando o simplemente dejando que el último cambio al guardar el archivo gane..

Viendo los cambios

Una vez que haya habilitado el seguimiento y realizado algunos cambios, puede hacer clic nuevamente en el botón Rastrear cambios, hacer clic en Resaltar cambios y notará que Listar cambios en una nueva hoja la caja ya no está en gris.

Comprueba eso y haz clic en Aceptar. Una nueva hoja de trabajo llamada Historia se agregará y le permitirá ver todos los cambios que se han realizado en ese libro de trabajo.

En algún momento deberá aprobar o rechazar los cambios. Puede revisar todos los cambios y luego seleccionar y elegir los que desea conservar o descartar..

Simplemente haga clic en Cambio de camino de nuevo y elige Aceptar / rechazar cambios. Seleccione las opciones para elegir qué cambios desea aceptar o rechazar. Si desea revisar todos los cambios, solo deje Cuando comprobado y asegúrese de que está configurado para No revisado.

Haga clic en Aceptar y Excel comenzará a mostrarle cada cambio realizado y le dará la opción de Aceptar o Rechazar. Tú también puedes Aceptar todo o Rechazar todo cambia si te gusta.

Si rechaza un cambio, volverá inmediatamente a lo que estaba originalmente en esa celda. Vale la pena tener en cuenta que si otra celda hace referencia al contenido de la celda rechazada, ese valor también cambiará cuando el valor de la celda referenciada se revierta. Esto puede causar que las fórmulas se rompan, etc., así que ten cuidado.

¡Eso es! Ahora puede realizar un seguimiento de los cambios realizados en su hoja de cálculo de Excel fácilmente utilizando esta función incorporada. Si tienes alguna pregunta, publica un comentario. Disfrutar!