Cómo usar Comparar y combinar documentos en Word

Word tiene dos características realmente útiles que casi nadie usa: Comparar documentos y Combinar documentos. Como lo indican sus nombres, las características le permiten comparar dos documentos de Word entre sí o combinar dos juntos.

Entonces, ¿cuándo necesitarías usar esto? Bueno, si eres como yo, probablemente tengas 20 versiones diferentes de tu currículum guardado en varios lugares a lo largo de los años. Algunas veces modifico un curriculum vitae ligeramente para que una compañía en particular haga hincapié en una habilidad en particular o a veces agregué cosas y acabo de guardar una nueva copia.

De todos modos, sería bueno ver rápidamente la diferencia entre mi último currículum y los más antiguos para ver si hay algo que deba agregar al más reciente o posiblemente eliminar. En esta publicación, le mostraré cómo puede usar estas dos funciones para encontrar rápidamente las diferencias entre dos documentos y fusionarlos si lo desea..

Comparar y combinar documentos

En mi ejemplo, quería ver cuál era la diferencia entre mi currículum anterior escrito en 2007 y el último actualizado en 2013. Para ello, abra Word, haga clic en revisión pestaña y luego haga clic en Comparar.

Esto traerá la Comparar documentos Cuadro de diálogo donde debe elegir su documento original y el documento revisado.

En la parte inferior, verá una gran cantidad de ajustes de comparación, que puede dejar todos marcados. De forma predeterminada, también mostrará todos los cambios en un documento nuevo, que es mejor que jugar con sus documentos originales o revisados.

Se abrirá un nuevo documento con varias secciones diferentes: una lista desplazable de revisiones en el extremo izquierdo, el documento combinado que muestra todos los cambios en el medio y los dos documentos originales en el lado derecho. Echemos un vistazo más de cerca a cada sección..

Como puede ver aquí, borré algunas cosas e inserté un par de otras líneas de texto. Si hace doble clic en cualquiera de los encabezados (Aseem Kishore insertado o Aseem Kishore eliminado), moverá el cursor a esa posición exacta en el documento.

En el centro, verás estas revisiones en varios colores. De forma predeterminada, cualquier cosa con tachado es lo que se ha eliminado y cualquier cosa en rojo y subrayado es lo que se ha agregado al documento revisado. Cualquier cosa en verde ha sido movida. El lugar desde donde se movió será doble verde de huelga y el lugar donde se ha movido será verde subrayado doble como se muestra aquí:

Finalmente, en el lado derecho, verá el documento original en la parte superior y el documento revisado a continuación. A medida que se desplaza por el documento superior, el de abajo se sigue para que estén sincronizados. Sin embargo, puede desplazarse el de abajo independientemente de la pantalla superior..

Además de esta vista, también puede eliminar ambos documentos de origen del panel derecho y, en su lugar, mostrar globos para ver fácilmente los cambios. Para ver lo que quiero decir, adelante y haga clic en el Comparar botón de nuevo, luego en Mostrar documentos fuente y finalmente haga clic en Ocultar documentos fuente.

Ahora haga clic en el Mostrar marcado botón debajo Rastreo y haga clic en Globos y entonces Mostrar revisiones en globos.

En el lado derecho del documento, ahora verá todas las revisiones con líneas que provienen del documento. Esto puede hacer que sea más fácil ver todos los cambios si tiene muchos..

Tenga en cuenta que si solo desea ver las diferencias entre los documentos, entonces realmente no tiene que hacer nada más. Si desea crear un documento final a partir de estos dos documentos, puede hacer clic derecho en cualquier cambio y elegir Aceptar o Rechazar.

Una vez que haya terminado, puede guardar el nuevo documento con todos los cambios realizados. Combinar documentos es casi exactamente lo mismo que Comparar. Si elige Combinar, obtendrá el mismo cuadro de diálogo donde tendrá que elegir el documento original y el revisado..

Una vez que lo haga, obtendrá el mismo diseño que antes, donde verá los cambios combinados en el medio. Nuevamente, el texto tachado se elimina, el texto subrayado en rojo se agrega y el texto verde se ha movido. Simplemente haga clic derecho en cada cambio y elija si desea aceptar o rechazar cada cambio. Cuando haya terminado, guarde el nuevo documento combinado.

En general, estos son realmente útiles para los momentos en que tiene varias versiones del mismo documento o cuando varias personas editan un documento de Word y terminan con varios documentos para combinar en uno. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. Disfrutar!