5 maneras efectivas de mantener tus archivos bajo control

Tu computadora es una jungla digital. Es muy fácil tomar un lugar de trabajo de diseño limpio y ordenado y convertirlo en un gran lío. Hay demasiados archivos, y están por todas partes. Los archivos de diseño que necesitas se vuelven casi imposibles de encontrar. Entonces, ¿cómo evitas que tus archivos se salgan de control? Bueno, estás de suerte, porque hay 5 maneras efectivas de mantener tus archivos bajo control.

Pero primero: ¿por qué nuestra computadora y nuestros archivos de diseño se salen de control tan fácilmente? La misma razón por la que muchas personas tienen habitaciones desordenadas y armarios desorganizados y espacios de trabajo físicos. Excepto multiplicar por 100, ya que es muy fácil crear archivos de diseño de computadora que no ocupan espacio físico.

Afortunadamente, no es tan difícil mantener su computadora y los archivos de diseño bajo control. Agregue un toque de sentido común, mezcle con un toque de autodisciplina y repita, repita, repita. No te preocupes, suena más trabajo de lo que es. Simplemente compáralo con el cepillado de los dientes: una vez que adquieras el hábito de hacer estas cosas, ni siquiera lo notarás. Naturalmente, mantendrás bajo control tu computadora y tus archivos de diseño..

Bien, sin más preámbulos, aquí están los 5 maneras efectivas de mantener tus archivos bajo control.

1. Eliminar despiadadamente archivos viejos e innecesarios

(Imagen de Mixy Lorenzo)

Este podría parecer obvio, pero a veces se pasan por alto los pasos de sentido más común. Olvídese de cualquier software de productividad, flujos de trabajo de racionalización de archivos y cualquier otra tontería de productividad en la espalda: simplemente borrar archivos viejos e innecesarios.

Es lo mismo que limpiar tu habitación u organizar tus archivos físicos. Repasas tus cosas y, al mirar un artículo, decides: ¿es esto relevante para algo importante? Si no, lo tiras despiadadamente. Eso es Cómo te mantienes organizado: minimizando la cantidad de cosas que tienes. No hay trucos ni secretos..

Este método no es diferente cuando se trata de los archivos de diseño de su computadora. Al revisar sus archivos, decida si cada uno sigue siendo relevante para algo importante. Si no lo está, elimínelo sin piedad, no lo volverá a necesitar, y solo está saturando su lugar de trabajo digital. Por lo general, estos archivos son archivos de proyectos antiguos, como borradores anteriores de gráficos y diseños y archivos de sitios web obsoletos.

Eso es bueno y todo, pero ¿cuándo deberías eliminar implacablemente archivos antiguos e innecesarios? Después de todo, prácticamente todo el mundo odia limpiar su habitación..

Bueno, al igual que la forma en que puede minimizar la necesidad de programar la limpieza de su habitación, es cuidar un objeto tan pronto como lo encuentre, por lo que también debe decidir si necesita eliminar un archivo cuando lo encuentre. Lo que nos lleva al # 2 ...

2. Toma acción inmediata en los archivos que encuentres

(Imagen de John Britton)

La mejor manera de evitar tener que programar la clasificación y limpieza de los archivos de diseño de su computadora es que no sea necesario. Cada vez que encuentre un archivo, actúe de inmediato.

Pero sin duda eres un tipo o una chica ocupada. Tienes cosas que hacer, lugares para estar. No puedes dejar todo lo que estás haciendo y cuidar cada archivo que encuentres. Entonces, ¿cómo decides cuándo actuar?? Usa la regla de los 5 minutos: Si tomar una acción inmediata en el archivo tomará 5 minutos o menos, cuídelo tan pronto como lo encuentre..

¿Suena familiar? Es porque esto es “influenciado” por el libro popular de David Allen GTD: hacer las cosas. En él, él dice que puedes evitar acumular una larga lista de tareas pendientes al encargarte inmediatamente de una tarea que encuentres, siempre y cuando no te lleve más de unos minutos..

Esto se aplica también a los archivos de diseño de su computadora:

• ¿Encontraste un logo a medio terminar? Envuélvelo y envíalo.
• Casi hecho con un pedazo de código? Terminalo.
• ¿Tienes un grupo de archivos que ya no estás seguro de necesitar? Ir a través de ellos, decidir y eliminar si es necesario.

Así que # 1 y # 2 ayudan a mantener sus archivos bajo control. Pero hay otro elemento esencial, que es ...

3. Tener tan pocas carpetas como sea posible

(Imagen de Steve Ryan)

Cree solo unas pocas carpetas para su tipo de trabajo y sea lo más general posible con la categoría. En lugar de tener un nicho con innumerables carpetas que se descomponen (como 'vectores' o 'photoshop' o lo que sea), solo tiene cosas como 'logos' y 'sitios web'. O puede tener carpetas para cada proyecto, y cualquier tipo de archivo relacionado con eso va allí.

¿Por qué hacer esto? Dos razones:

1. No hay parálisis indecisión: ¿Es el archivo un logotipo, un sitio web o parte de un proyecto? Solo tíralo en la carpeta correspondiente y listo..
2. Filtro anti-demasiados archivos: cuando vea que la carpeta se está llenando con demasiados archivos, estará más inclinado a eliminar los archivos antiguos e innecesarios. Similar a ver demasiadas cosas en tu habitación, en lugar de esconderlas en los cajones y otras habitaciones.

Evite ser demasiado específico con los nombres de carpetas y categorías.. Cuanto más específico sea el nombre de una carpeta, más categorías tendrá. Y con más categorías, tendrás que decidir dónde va el nuevo archivo. Lo más probable es que no se ajuste perfectamente a uno de ellos, por lo que arbitrariamente elegirás uno. Luego, cuando sea el momento de organizar más archivos, volverá a pensar en la categoría que eligió con un archivo similar la última vez. Sin mencionar que no sabemos claramente a qué categoría pertenece cada archivo..

¿Por qué no usar un sistema de etiquetado? Entonces puedes acabar con las carpetas por completo, ¿verdad? Si bien en teoría esto debería funcionar, en realidad lo alentará a crear y mantener demasiados archivos..

Esto es lo que sucederá:

1. Usted etiqueta sus archivos iniciales, sintiéndose bien de que podrá encontrarlos fácilmente más tarde mediante la búsqueda de etiquetas.
2. Usted se vuelve liberal con las etiquetas al crear demasiadas etiquetas que son demasiado específicas; esto se debe a una parálisis indecisa, ya que no pudo elegir entre dos etiquetas y decidió crear una nueva específicamente para ese archivo..
3. Terminas teniendo demasiadas etiquetas que se vuelven abrumadoras para encontrar cosas con.
4. Lo peor es que, dado que no sintió la necesidad de mantener bajo el número de archivos, ahora tiene más archivos que si estuvieran constantemente visibles en una carpeta general en la que miró..

4. Ditch características de auto-organización

(Imagen de Mark Sebastian)

Las funciones de organización automática (piense en la función de auto-cambio de nombre y clasificación de iTunes pero aplicadas a todos los archivos) son la némesis de mantener los archivos bajo control. Fomentan la creación y guardado de archivos liberales. Si bien parece bien al principio, cuantos más archivos tenga, menos sabrá dónde está todo.

¿Por qué no borrar archivos cuando son viejos o innecesarios? La función de organización automática lo alentará a no eliminar. Algo así como la función de nunca eliminar solo buscar de Gmail. Pero a diferencia del correo electrónico, donde solo tiene un tipo de contenido (texto) y, por lo tanto, es fácil de buscar, sus archivos son difíciles de buscar de esta manera. No hay una forma sencilla de buscar dentro del contenido, especialmente para archivos visuales y de audio. Así que lo único con lo que tendrás que trabajar es el nombre de los archivos y tal vez alguna meta descripción etiquetada en ellos. Esa es una receta para la sobrecarga de archivos..

Al no utilizar ninguna función de organización automática, será responsable de cada archivo que cree. Lo verá y le prestará atención al menos una vez, por lo que estará más consciente de cada archivo en su computadora. De esta manera, obtendrá una mejor idea de cuándo sus archivos están perdiendo el control, y cuando necesita eliminar sin piedad.

5. Consolidar archivos cuando sea posible

(Imagen de Aldo Gonzalez)

Esto es muy simple. Si de alguna manera puede consolidar dos o más archivos en uno, entonces naturalmente tendrá menos archivos. Y menos archivos es igual a menos desorden.

El otro beneficio de la consolidación de archivos es que es más fácil encontrar lo que está buscando. Tus archivos se vuelven más organizados. ¿Cómo? Naturalmente, tendrá contenido relevante en un solo archivo, por lo que no tendrá que buscar múltiples archivos que pertenezcan al mismo proyecto..

¿Cómo vas sobre la consolidación de tus archivos??

• Para texto, simplemente copie / pegue contenido relacionado de varios archivos en un archivo de texto principal.
• Para diseños visuales, puede copiar / pegar diferentes elementos y variaciones en un archivo gráfico principal.

Todas las aplicaciones de gráficos principales y secundarias son compatibles con las capas y su etiquetado y agrupación, así que aprovéchalo. Pueden ser variaciones de un logotipo o múltiples aspectos de un diseño más grande, todo en un archivo de gráficos.

Por supuesto, no todos los tipos de archivos o contenidos pueden ser consolidados. Código, por ejemplo. Por eso se titula lo anterior. “cuando sea posible” - haga lo mejor que pueda, y cualquier cantidad que ayude a reducir el número de archivos es una ganancia neta.

Mantenga efectivamente sus archivos bajo control

Esperemos que estas 5 formas no fueran solo una pornografía de productividad: cosas para leer para evitar hacer un trabajo real que te permita obtener los resultados deseados en tu vida. No, estos se escribieron con la intención de ser cosas procesables que puede comenzar a aplicar ahora para evitar que su computadora y los archivos de diseño se salgan de control..

Nadie quiere activamente organizar y administrar sus computadoras y archivos de diseño. Así que estas 5 formas te ayudarán a formar hábitos que evitarán la necesidad de hacerlo. Y como con cualquier hábito, lo más importante es comenzar a hacerlos..

Para resumir, estas son las 5 formas efectivas de mantener sus archivos bajo control:

1. Eliminar despiadadamente archivos antiguos e innecesarios
2. Toma acción inmediata en los archivos que encuentres
3. Tener tan pocas carpetas como sea posible
4. Funciones de auto-organización de zanjas.
5. Consolidar archivos cuando sea posible

Tu turno: qué otras formas te han ayudado a mantener tu computadora y los archivos de diseño bajo control de manera efectiva?

Nota del editor: Esta publicación está escrita por Oleg Mokhov para Hongkiat.com. Oleg Mokhov es el músico electrónico más móvil del mundo, un entusiasta del diseño web y visual, y cofundador de la tienda de música premium sin royalties Soundtrackster.