Uso de plantillas para garantizar un diseño y formato comunes
Microsoft Word es una gran herramienta para trabajar en documentos en una configuración de equipo. Hay muchas características que admiten la colaboración fácil, incluidas las plantillas, el seguimiento de cambios y revisiones, los comentarios, la restricción y protección de documentos y la comparación y combinación de documentos..
NAVEGACION ESCOLAR- Uso de plantillas para garantizar un diseño y formato comunes
- Realizar un seguimiento de los cambios realizados en un documento
- Uso de comentarios para indicar cambios en un documento
- Restricción y protección de documentos y plantillas
- Versiones, comparación y combinación de documentos
Las herramientas de colaboración de Word le permiten lograr cosas que hace tan solo 20 años hubieran requerido imprimir todo, pasarlo a un revisor o revisores, donde luego marcarían todo con tinta y luego se lo entregarían. . Luego realizaría los cambios, los imprimiría de nuevo y se los devolvería para otra ronda de revisiones. Esto consume tanto tiempo como desperdicio.
Sin embargo, con Word, puede simplemente hacer comentarios y correcciones en el documento y, al mismo tiempo, realizar un seguimiento de cada cambio para que todos los colaboradores puedan ver hacia dónde se dirige y cómo se está perfilando. No es necesario imprimirlo o entregarlo. Simplemente puede guardar su trabajo en una carpeta compartida o enviarlo por correo electrónico para ahorrarle un tiempo valioso!
El objetivo de esta serie es presentarle y familiarizarse con las funciones de colaboración en Microsoft Word 2013, aunque gran parte de lo que discutimos también debería estar disponible en versiones anteriores. Esto será útil ya sea que sea simplemente un estudiante universitario que le entrega el documento a otra persona para que lo corrija o edite una publicación grande, que pasará por varias revisiones y revisores.
Plantillas y documentos
Cuando se colabora en un entorno de equipo, es imprescindible que todos utilicen un formato coherente. Puedes hacerlo fácilmente usando plantillas.
Por ejemplo, puede definir todos los estilos y formatos en una plantilla, adjuntar la plantilla al documento y distribuir la plantilla a todas las personas que trabajan en el documento. Una plantilla es esencialmente la guía de Word sobre cómo deben aparecer su documento y su entorno de trabajo..
Cada documento en Word está basado en una plantilla. Cada vez que crea un nuevo documento en Word, una plantilla se adjunta automáticamente, incluso cuando crea un nuevo "Documento en blanco".
El nuevo documento basado en la plantilla contiene todos los estilos y formatos que necesita. Incluso puede incluir texto estándar, repetitivo, estilos, encabezados, pies de página, barras de herramientas especiales y cualquier otra información común necesaria para documentos similares basados en la plantilla. También puede adjuntar una plantilla a un documento existente, si ha creado la plantilla después de comenzar a trabajar en el documento.
NOTA: cuando adjunta una plantilla a un documento existente, la información de configuración de la página, como la orientación de la página y los márgenes, no se aplica al documento. Esto se debe a que la información de configuración de la página es diferente para cada sección de su documento, si divide su documento en secciones. Word no sabe qué sección aplicar la información de configuración de página.
Por este motivo, le recomendamos que planifique con anticipación cuando trabaje en un documento en un entorno de colaboración y cree una plantilla para el documento que pueda aplicar al nuevo documento antes de comenzar a trabajar en él..
La plantilla normal y las plantillas personales personalizadas
Word se instala con una plantilla normal y hay más plantillas disponibles en Office.com. También puede crear tantas plantillas personales personalizadas como desee. Si no elige una plantilla incorporada o personalizada, Word asigna automáticamente la plantilla "normal.dotm" a su documento.
Hay dos extensiones utilizadas para los archivos de plantilla, DOTX y DOTM. DOTX se usa para plantillas que no usan macros, y DOTM se usa para plantillas que sí lo hacen.
La plantilla Normal se encuentra en la carpeta "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates", junto con las plantillas que puede descargar de Office.com. Para obtener más información, consulta nuestra Guía práctica para el formato de Word 2013 de Geek School..
NOTA: A lo largo de esta serie, es posible que se pregunte por qué las imágenes muestran las pestañas en Word en mayúsculas y minúsculas (o mayúsculas y minúsculas) en lugar de mayúsculas, ya que podrían estar en su propia computadora. Hay un truco para cambiar el uso de mayúsculas en las pestañas que explicamos en nuestro artículo, Cómo cambiar el uso de mayúsculas en la barra de opciones de Office 2013.
Cambiar la ubicación de las plantillas personales
Las plantillas personales personalizadas se almacenan en una ubicación diferente de la plantilla Normal y las plantillas descargadas de Office.com. Word almacena plantillas personales en "C: \ Usuarios \\ Documentos \ Plantillas de Office personalizadas" de forma predeterminada.
Sin embargo, esta ubicación puede ser cambiada. Para ello, haga clic en la pestaña "Archivo".
Haga clic en "Opciones" en la lista de elementos en el lado izquierdo de la pantalla "Información".
En el cuadro de diálogo "Opciones de Word", haga clic en "Avanzadas" en la lista de elementos de la izquierda.
En la sección "General", haga clic en "Ubicaciones de archivos".
En el cuadro de diálogo "Ubicaciones de archivos", seleccione "Plantillas de usuario" en la lista de tipos de archivos y ubicaciones y haga clic en "Modificar".
En el cuadro de diálogo "Modificar ubicación", navegue a la carpeta en la que desea almacenar sus plantillas personales, selecciónela y haga clic en "Aceptar".
La nueva ruta se muestra en el cuadro de diálogo "Ubicaciones de archivos". Haga clic en Aceptar."
Haga clic en "Aceptar" para cerrar el cuadro de diálogo "Opciones de Word".
También debe especificar la ubicación predeterminada para las plantillas personales, por lo que tendrá acceso a sus plantillas personales en la pantalla "Nuevo" cuando cree un nuevo documento. Para hacer esto, haga clic en la pestaña "Archivo" y seleccione "Opciones". Esta vez, en el cuadro de diálogo "Opciones", haga clic en "Guardar" en la lista de la izquierda.
En la sección "Guardar documentos", ingrese la misma ruta que especificó en el cuadro de diálogo "Ubicaciones de archivos" anteriormente en el cuadro de edición "Ubicación de plantillas personales predeterminadas" y haga clic en "Aceptar".
