Cómo usar las reglas para administrar su correo electrónico de Outlook.com

Si usted es un usuario de Outlook.com, tal vez le interese saber que configurar reglas para administrar sus correos electrónicos entrantes y salientes puede hacer su vida mucho más sencilla..

Cuales son las reglas?

En su forma más simple, las reglas de Outlook son acciones que su cuenta de correo electrónico realizará automáticamente de acuerdo con las pautas que haya especificado. Hay dos categorías principales de reglas que puedes crear. Estas son reglas organizativas y reglas basadas en notificaciones. Estas reglas no serán retroactivas, lo que significa que solo se aplicarán a los mensajes no leídos.

1. Organice sus correos electrónicos: estas reglas se centran en archivar y organizar mensajes según los remitentes, las palabras clave del asunto y las carpetas en su cuenta de Outlook. Estos son útiles para poner correos electrónicos en carpetas o categorías relevantes.
2. Manténgase actualizado: estas reglas le enviarán notificaciones basadas en sus mensajes entrantes. Estos son útiles si desea recibir notificaciones de nuevos correos electrónicos en sus dispositivos móviles.

Creando nuevas reglas en Outlook.com

Una vez que haya iniciado sesión en su cuenta de correo electrónico Outlook.com, haga clic en el botón "Configuración", luego en la opción "Administrar reglas" para crear una nueva regla.

Ahora, haga clic en el botón "Nuevo" para crear su primera regla. Como puedes ver, hay dos secciones principales. A la izquierda, asignará una condición o varias condiciones para identificar los correos electrónicos a los que se aplicará su nueva regla. El lado derecho es donde definirá qué acción tomará Outlook con sus correos electrónicos.

Para este ejemplo, elegiremos dos de las nueve condiciones que debe cumplir el correo electrónico, así como dos de las ocho acciones.

CONDICIONES ACCIONES

Primero haremos clic en el enlace de condiciones para agregar una segunda condición. Digamos que cualquier correo electrónico de "[email protected]" que tenga la palabra "apple" en el asunto debe enviarse a una carpeta llamada "Apple Emails" y debe categorizarse como "IMPORTANTE!”

Haga esto editando su regla hasta que las dos secciones se vean como las imágenes a continuación.

Por último, haga clic en "Crear regla" y deje que surta efecto. A partir de ahora, cualquier correo electrónico de [email protected] que contenga la palabra Apple se clasificará como importante y se trasladará a su carpeta "Apple Emails".

Si desea editar cualquiera de sus reglas creadas anteriormente, todo lo que necesita hacer es hacer clic en la regla y editarla en la ventana emergente. Para eliminar una regla, simplemente haga clic en la pequeña papelera de reciclaje junto a la regla.

Crear reglas de mensajes de correo electrónico

La página "Administrar reglas" no es la única forma de crear reglas para sus correos electrónicos. Alternativamente, si desea crear una regla basada en un correo electrónico que recibió, simplemente búsquelo en su Bandeja de entrada y haga clic con el botón derecho en él. A continuación, seleccione la opción "Crear regla".

Alternativamente, puede hacer clic en el correo electrónico para abrirlo y crear una regla seleccionando la opción en el "Menú extendido".

Una vez que haya hecho esto, verá una ventana emergente como se muestra a continuación, en la que puede personalizar la regla según sea necesario..

Organizando tus Reglas

Es importante recordar que Outlook.com seleccionará automáticamente las reglas que defina y las implementará según el orden en el que aparecen en su lista de reglas. Por eso es importante organizar sus reglas por orden de importancia. Simplemente haga clic en las flechas hacia arriba y hacia abajo junto a las reglas para ponerlas en orden según sea necesario.

Límites de reglas

Ahora que sabe cómo crear y organizar sus reglas, debe saber que también hay algunas limitaciones a las reglas en la aplicación web Outlook.com. Hay un límite en la cantidad de reglas que puedes crear. Por alguna razón, solo se le asignan 64 KB para las reglas de Outlook.com. No hay una respuesta definitiva sobre cuántas reglas puede crear ya que el tamaño de las reglas variará según la longitud de la regla y la cantidad de condiciones y acciones que haya definido. Una vez que haya alcanzado su límite, Outlook.com le informará que no puede crear más reglas. Esto es cuando necesitará consolidar reglas o eliminar reglas antiguas que ya no son necesarias.

Además del límite en la cantidad de reglas que puede crear, si también utiliza las aplicaciones de escritorio de Microsoft Outlook, puede recibir una advertencia de que sus reglas entran en conflicto con las de la aplicación de escritorio. Deberá volver a verificar para asegurarse de que puede desactivar las reglas en conflicto o eliminarlas si es necesario.

Enhorabuena, ahora sabe casi todo lo que necesita saber sobre la creación, manipulación y uso de reglas en la aplicación web de Microsoft Outlook. Diviértete administrando tu comunicación digital con facilidad en Outlook.com.