Cómo crear cartas de formulario en Word
En ocasiones, es posible que desee crear una carta que enviará a muchas personas diferentes, pero le gustaría que ciertas partes de la misma se individualicen para cada destinatario: partes como el saludo, el nombre, la dirección, etc. En Word lenguaje, esto significa que debe crear una carta modelo, que es realmente fácil de hacer.
Antes de comenzar con las cartas modelo, debe asegurarse de que ya tiene una base de datos configurada con todos los campos que desea incluir. Una base de datos puede ser tan simple como una hoja de cálculo de Excel con columnas para el nombre, apellido, dirección, etc..
Word puede importar datos de Excel, Access y documentos de texto. Si aún no tiene una configuración de base de datos, siempre puede crearla dentro de Word, que le mostraré cómo hacerlo..
Crear cartas de formulario en Word
Para comenzar, cree un documento que tenga el texto estándar como la siguiente carta de Navidad de ejemplo:
Observe que no tiene saludo, dirección, etc. porque todos se agregarán más adelante como campos en nuestra carta de formulario. Lo primero que debes hacer es hacer clic en Seleccionar destinatarios sobre el Correos lengüeta:
Aquí es donde agrega las personas que recibirán la carta o importará una lista desde un archivo de base de datos.
Puede hacer clic en Tipo Nueva Lista Si desea crear la lista dentro de Word sí mismo. Para importar, haga clic en Use la lista existente. En este ejemplo, simplemente escribiremos la lista.
Nota: cuando vaya a guardar su lista de destinatarios, Word le pedirá una ubicación en su disco duro para guardar el archivo de datos que se creará.
Una vez que guarde la lista de destinatarios, observará que muchos de los iconos que se encuentran en la Correos la cinta se puede hacer clic ahora.
Para comenzar a agregar campos a su carta modelo, haga clic en un punto en su documento para indicar dónde desea colocar el campo y luego haga clic en Bloque de direcciones.
Esto traerá la Insertar bloque de direcciones diálogo.
Hacer clic DE ACUERDO para ir con el formato predeterminado y debería obtener algo que se parece a esto:
A continuación, agregue un Entrar después de la Bloque de direcciones para mover el texto una línea hacia abajo, luego haga clic en Línea de saludo icono:
Esto traerá la Insertar línea de saludo diálogo.
Una vez más, vamos con el formato predeterminado y simplemente haga clic en DE ACUERDO botón.
A continuación, resalte donde dice, haga clic con el botón derecho del ratón, elija Párrafo y luego marque la casilla junto a No agregue espacio entre párrafos del mismo estilo..
Esto hará que el bloque de direcciones se bloquee correctamente en lugar de tener una línea en blanco entre cada parte del mismo..
Luego, haga clic en el Vista previa de resultados Icono ubicado en la pestaña Mailings en la cinta..
En lugar del indicador de campo de bloque de dirección, ahora debería ver el contenido real listado en el documento de Word.
Cuando haya terminado de previsualizar, haga clic en Vista previa de resultados icono para desactivar la previsualización. A continuación, para ver cómo agregar otros campos, haga clic justo después del documento para hacer que se encuentre en su posición actual, luego haga clic en Insertar campo de combinación icono.
Deberías conseguir algo como esto:
Escoger País o Región, luego haga clic en el Insertar botón.
Intenta hacer clic en el Vista previa de resultados Icono de nuevo para ver cómo se ve. Aquí está mi ejemplo a continuación:
Ahora que la carta modelo está configurada correctamente, puede hacer cosas más avanzadas como configurar reglas. Las reglas te permitirán mostrar texto para ciertos destinatarios y ocultarlo para otros. Para empezar, haga clic en el Reglas botón.
Verá un menú desplegable con varias opciones como Preguntar, Rellenar, etc..
Para nuestro ejemplo, vamos a elegir Si ... entonces ... si no, Lo que nos llevará al siguiente diálogo:
Cambiar el Nombre del campo: a País o Región, y escriba Estados Unidos en el Comparar con: campo. A continuación, agregue un poco de texto a los cuadros donde dice Inserta este texto y De lo contrario inserte este texto.
En este ejemplo, si el destinatario vive en los Estados Unidos, obtendrán el texto Feliz Navidad insertado en su carta, mientras que todos los demás recibirán el mensaje Saludos de las estaciones.
Así es como se verá una vez que haga clic en DE ACUERDO botón y luego el Vista previa de resultados botón.
A continuación, tenga en cuenta la Vista previa de resultados sección:
Aquí puede hacer clic en los botones de flecha (cuando Vista previa de resultados está activado) a la izquierda y derecha del número para desplazarse por todas las letras que se enviarán. De esta manera, puede asegurarse de que todas sus cartas se verán justo antes de imprimirlas o enviarlas por correo electrónico..
Nota: la opción del menú coincidir campos bajo Reglas es para hacer coincidir los nombres de los campos en una base de datos con los nombres de encabezados en su lista de destinatarios.
También para que sea más fácil ver dónde ha insertado campos en su documento, use la Realce Campos de combinación botón.
Es un interruptor que puede activar y desactivar a su discreción. Finalmente, cuando esté satisfecho con su carta, haga clic en Acabado y fusión icono:
Deberías obtener este menú desplegable con tres opciones..
Escoger Editar documentos individuales para que Word combine todas sus cartas en un documento grande que pueda revisar antes de imprimir o enviar como correo electrónico.
Como puede ver, la creación de cartas modelo con Word ya no es la tarea que solía ser, y puede crear y enviar documentos de forma rápida y sencilla. Si tiene alguna pregunta, no dude en comentar. Disfrutar!
