Cómo filtrar datos en Excel
Hace poco escribí un artículo sobre cómo usar las funciones de resumen en Excel para resumir fácilmente grandes cantidades de datos, pero ese artículo tomó en cuenta todos los datos en la hoja de trabajo. ¿Qué sucede si solo desea ver un subconjunto de datos y resumir el subconjunto de datos??
En Excel, puede crear filtros en columnas que ocultarán filas que no coincidan con su filtro. Además, también puede usar funciones especiales en Excel para resumir los datos usando solo los datos filtrados.
En este artículo, le guiaré a través de los pasos para crear filtros en Excel y también usar funciones integradas para resumir los datos filtrados..
Crear filtros simples en Excel
En Excel, puede crear filtros simples y filtros complejos. Vamos a empezar con filtros simples. Cuando trabaje con filtros, siempre debe tener una fila en la parte superior que se usa para las etiquetas. No es un requisito tener esta fila, pero hace que trabajar con filtros sea un poco más fácil.
Arriba, tengo algunos datos falsos y quiero crear un filtro en el Ciudad columna. En Excel, esto es muy fácil de hacer. Sigue adelante y haz clic en el Datos pestaña en la cinta y luego haga clic en el Filtrar botón. No tiene que seleccionar los datos en la hoja o hacer clic en la primera fila tampoco.
Al hacer clic en Filtro, cada columna en la primera fila tendrá automáticamente un pequeño botón desplegable agregado a la derecha.
Ahora siga adelante y haga clic en la flecha desplegable en la columna Ciudad. Verás un par de opciones diferentes, que explicaré a continuación..
En la parte superior, puede ordenar rápidamente todas las filas por los valores en la columna Ciudad. Tenga en cuenta que cuando ordene los datos, moverá toda la fila, no solo los valores en la columna Ciudad. Esto asegurará que sus datos permanezcan intactos tal como estaban antes..
Además, es una buena idea agregar una columna en la parte frontal llamada ID y numérela de una a las filas que tenga en su hoja de trabajo. De esta manera, siempre puede ordenar por la columna de ID y recuperar sus datos en el mismo orden en que estaban originalmente, si eso es importante para usted.
Como puede ver, todos los datos en la hoja de cálculo ahora están ordenados según los valores en la columna Ciudad. Hasta ahora, no hay filas ocultas. Ahora echemos un vistazo a las casillas de verificación en la parte inferior del cuadro de diálogo de filtro. En mi ejemplo, solo tengo tres valores únicos en la columna Ciudad y esos tres aparecen en la lista.
Seguí adelante y sin marcar dos ciudades y dejé una marcada. Ahora solo tengo 8 filas de datos mostrando y el resto están ocultos. Puede ver fácilmente que está viendo datos filtrados si verifica los números de las filas en el extremo izquierdo. Dependiendo de cuántas filas estén ocultas, verás algunas líneas horizontales adicionales y el color de los números será azul.
Ahora digamos que quiero filtrar en una segunda columna para reducir aún más el número de resultados. En la columna C, tengo el número total de miembros de cada familia y quiero ver solo los resultados para las familias con más de dos miembros.
Continúe y haga clic en la flecha desplegable en la Columna C y verá las mismas casillas de verificación para cada valor único en la columna. Sin embargo, en este caso, queremos hacer clic en Filtros de números y luego haga clic en Mas grande que. Como puedes ver, hay un montón de otras opciones también.
Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo y aquí puede escribir el valor del filtro. También puede agregar más de un criterio con una función AND u OR. Podría decir que quiere filas donde el valor es mayor que 2 y no igual a 5, por ejemplo.
Ahora solo tengo 5 filas de datos: familias solo de Nueva Orleans y con 3 o más miembros. ¿Suficientemente fácil? Tenga en cuenta que puede borrar fácilmente un filtro en una columna haciendo clic en el menú desplegable y luego haciendo clic en Borrar filtro de "Nombre de columna" enlazar.
Así que eso es todo para filtros simples en Excel. Son muy fáciles de usar y los resultados son bastante sencillos. Ahora echemos un vistazo a los filtros complejos utilizando el Avanzado diálogo de filtros.
Crear filtros avanzados en Excel
Si desea crear filtros más avanzados, debe utilizar el Avanzado filtro de diálogo. Por ejemplo, digamos que quería ver a todas las familias que viven en Nueva Orleans con más de 2 miembros en su familia O todas las familias en Clarksville con más de 3 miembros en su familia Y solo los que tienen .EDU terminando la dirección de correo electrónico. Ahora no puedes hacer eso con un simple filtro..
Para hacer esto, necesitamos configurar la hoja de Excel de manera un poco diferente. Continúe e inserte un par de filas sobre su conjunto de datos y copie las etiquetas de encabezado exactamente en la primera fila como se muestra a continuación.
Ahora aquí es cómo funcionan los filtros avanzados. Primero debe escribir sus criterios en las columnas de la parte superior y luego hacer clic en Avanzado botón debajo Filtro de clasificación sobre el Datos lengüeta.
Entonces, ¿qué podemos escribir exactamente en esas células? OK, entonces comencemos con nuestro ejemplo. Solo queremos ver datos de Nueva Orleans o Clarksville, así que vamos a escribirlos en las celdas E2 y E3.
Cuando escribes valores en diferentes filas, significa OR. Ahora queremos familias de Nueva Orleans con más de dos miembros y familias de Clarksville con más de 3 miembros. Para hacer esto, escriba > 2 en C2 y > 3 en C3.
Dado que> 2 y Nueva Orleans están en la misma fila, será un operador AND. Lo mismo es cierto para la fila 3 anterior. Finalmente, queremos solo a las familias con .EDU que terminan la dirección de correo electrónico. Para hacer esto, simplemente escriba * .edu en D2 y D3. El símbolo * significa cualquier número de caracteres.
Una vez que lo haga, haga clic en cualquier parte de su conjunto de datos y luego haga clic en Avanzado botón. los Lista sonóEl campo e descubrirá automáticamente su conjunto de datos, ya que hizo clic en él antes de hacer clic en el botón Avanzado. Ahora haga clic en el pequeño botón a la derecha de la Rango de criterio botón.
Seleccione todo desde A1 hasta E3 y luego haga clic nuevamente en el mismo botón para volver al cuadro de diálogo Filtro avanzado. Haga clic en Aceptar y sus datos ahora deben ser filtrados!
Como puede ver, ahora solo tengo 3 resultados que coinciden con todos esos criterios. Tenga en cuenta que las etiquetas para el rango de criterios deben coincidir exactamente con las etiquetas para el conjunto de datos para que esto funcione.
Obviamente, puede crear consultas mucho más complicadas con este método, así que juegue con él para obtener los resultados deseados. Finalmente, hablemos sobre la aplicación de funciones de resumen a los datos filtrados..
Resumen de datos filtrados
Ahora, digamos que quiero resumir la cantidad de miembros de la familia en mis datos filtrados, ¿cómo lograría hacerlo? Bueno, vamos a limpiar nuestro filtro haciendo clic en el Claro botón en la cinta. No se preocupe, es muy fácil volver a aplicar el filtro avanzado simplemente haciendo clic en el botón Avanzado y haciendo clic en Aceptar nuevamente..
En la parte inferior de nuestro conjunto de datos, agreguemos una celda llamada Total y luego agregue una función de suma para resumir el total de miembros de la familia. En mi ejemplo, acabo de escribir = SUMA (C7: C31).
Entonces si miro a todas las familias, tengo 78 miembros en total. Ahora continuemos y apliquemos nuestro filtro avanzado y veamos qué sucede.
Whoops! En lugar de mostrar el número correcto, 11, ¡sigo viendo que el total es 78! ¿Porqué es eso? Bueno, la función SUMA no ignora las filas ocultas, por lo que todavía está haciendo el cálculo utilizando todas las filas. Afortunadamente, hay un par de funciones que puedes usar para ignorar filas ocultas.
El primero es TOTAL PARCIAL. Antes de usar cualquiera de estas funciones especiales, querrá borrar su filtro y luego escribir la función.
Una vez que se borra el filtro, siga adelante y escriba = SUBTOTAL ( y debería ver aparecer un cuadro desplegable con un montón de opciones. Al usar esta función, primero selecciona el tipo de función de suma que desea usar usando un número.
En nuestro ejemplo, quiero usar SUMA, por lo que escribiría el número 9 o simplemente haría clic en él desde el menú desplegable. Luego escribe una coma y selecciona el rango de celdas.
Cuando presionas enter, deberías ver que el valor de 78 es el mismo que anteriormente. Sin embargo, si vuelve a aplicar el filtro, veremos 11!
¡Excelente! Eso es exactamente lo que queremos. Ahora puede ajustar sus filtros y el valor siempre reflejará solo las filas que se muestran actualmente.
La segunda función que funciona casi exactamente igual que la función SUBTOTAL es AGREGAR. La única diferencia es que hay otro parámetro en la función AGREGAR donde debe especificar que desea ignorar las filas ocultas.
El primer parámetro es la función de suma que desea utilizar y, como con SUBTOTAL, 9 representa la función SUMA. La segunda opción es donde tienes que escribir 5 para ignorar las filas ocultas. El último parámetro es el mismo y es el rango de celdas..
También puede leer mi artículo sobre funciones de resumen para aprender a usar la función AGREGAR y otras funciones como MODO, MEDIO, MEDIO, etc. con más detalle..
Con suerte, este artículo le brinda un buen punto de partida para crear y utilizar filtros en Excel. Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. Disfrutar!
